Правильное оформление документов и новые сроки их хранения

Документы в жизни субъектов хозяйствования играют огромную роль, но правильно их составляют далеко не все.

Не так давно порядок унификации не только бумажных, но и электронных документов, был реализован в новом нормативном документе ДСТУ 4163:2020 (далее – Стандарт), по требованиями которого нужно оформлять организационно-распорядительные документы уже с 01.09.2021 г.

Требования нового ДСТУ применяются как к бумажным документам, так и к электронным

На кого распространяются нормы настоящего Стандарта

Ответ на этот вопрос находится в п 1.1: это все юридические лица. И не имеет значения их форма собственности, объемы деятельности, функционально-целевое назначение.

Прямой ссылки на то, что ФЛП также находятся в сфере действия этого нормативного документа нет, поэтому они имеют право по собственному желанию придерживаться норм и правил составления документов. Но надо учитывать принципы ГКУ ст. 51, которые свидетельствуют о том, что нормативно-правовые акты, регулирующие предпринимательскую деятельность, должны касаться и ФЛП.

Поэтому, невзирая на отсутствие прямой ссылки в стандарте на деятельность ФЛП, мы бы рекомендовали им обратить внимание на новый ДСТУ, и оформлять свои документы согласно его требованиям.

Какие документы подпадают под действие ДСТУ 4163:2020

Документы, при составлении которых нужно соблюдать требования Стандарта с использованием любого носителя информации – распорядительные и организационные: в том числе, и кадровые (п.1.1. ДСТУ 4163: 2020).

В части оформления реквизитов действие Стандарта распространяется на все классы унифицированных документов (п 1.3. ДСТУ 4163: 2020).

Для того чтобы любой акт, расчет, приказ, распоряжение и т.д. были признаны в качестве документов, они должны иметь определенные реквизиты. Их состав, содержание и требования к составлению, регламентирует п 1.4. ДСТУ 4163: 2020.

Обновлен состав реквизитов, их содержание, требования к составлению и месту расположения

Прежде всего:

1. Отменен реквизит «Изображения наград».
2. Добавлен реквизит «Отметка об ознакомлении с документом».
3. Общее количество реквизитов, составляющее 32 наименования, не изменилось, есть изменения в нумерации и названии некоторых реквизитов.

Должны ли присутствовать все 32 реквизита на документе? Различные документы содержат разный набор реквизитов, но есть обязательные, это:

1. Наименование – идентифицирует юридическое лицо, которое создает документ (код 04).
2. Название вида документа – выделяет документ в разнообразии видов (09). Исключением будут письма, для которых этот реквизит не установлен.
3. Дата документа (код 10).
4. Регистрационный номер (код 11) – позволяет систематизировать документы и облегчает процесс их поиска в случае необходимости.
5. Заголовок к тексту документа (код 19) – краткое резюме, позволяющее быстро понять, о чем этот документ.
6. Текст (код 20) – именно то, для чего этот документ создан.
7. Подпись (код 22) – может быть сделана собственноручно на бумажном документе или в виде электронной подписи при составлении документа в электронном виде.

Если электронная подпись отсутствует, он заменяется электронной печатью

Обновлен формат подписи документов

Наибольшие изменения затронули формат подписи документа:

• Если документ печатается на бланке предприятия, должность лица, которое его подписывает, может быть представлена в сокращенном виде, то есть без указания названия предприятия. Например: директор.
• Если документ оформлен не на бланке предприятия, должность должна быть полной. Например, «Директор ООО «Образец».
• Расшифровка подписи должна вмещать не «инициалы и фамилию», а «собственное имя и фамилию», причем последнее должно печататься большими буквами.

Это требование касается всех случаев, где установлен реквизит «подпись».

Приведем несколько примеров оформления записей, где должна быть подпись. Кстати, сам ДСТУ 4163:2020 приводит много примеров ее оформления.

В случае утверждения документа нужно сделать запись «УТВЕРЖДАЮ» (большими буквами), после чего обязательно указать должность подписавшего лица, имя и ФАМИЛИЮ. Между должностью и собственным именем размещаем личную подпись.

Например:

При ознакомлении с документом нужно сделать запись «с документом (указать название документа) ознакомлен», далее личная подпись, собственное имя, ФАМИЛИЯ.

Например:

При оформлении документа-обращения отмечается должность лица, к которому обращаются, ее собственное имя и ФАМИЛИЯ (в дательном падеже).

Например:

Определенные документы предприятия требуют наличия резолюции. В таком случае, последовательность записи будет следующей:

1. Адресат (кому адресовано) - ФАМИЛИЯ, имя (в дательном падеже).
2. Содержание поручения и дата выполнения.
3. Личная подпись руководителя.
4. Дата резолюции.

Например:

Если есть необходимость в удостоверении копии документа или подписи должностного лица, осуществляют записи в такой последовательности:

• подпись должностного лица (указать должность, ФАМИЛИЮ и собственное имя) и написать «свидетельствую»;
• должность удостоверяющего лица;
• личная подпись;
• собственное имя, фамилию;
• дата.

Например:

или

• Также в документе должна быть указана фактическая должность лица, которое его подписывает.

Если документ подписывает лицо, которое (в случае отсутствия должностного лица, подпись которого указана на документе) временно исполняет обязанности или является заместителем, следует сделать поправку следующим образом:

Такое исправление делают, когда документ невозможно перепечатать. В таком случае исправления осуществляют машинописным или рукописным способами.

Если документ можно перепечатать, необходимо просто указать наименование должности, собственное имя и фамилию лица, подписавшего данный документ.

Печать предприятия

На всех ли документах должна быть печать? Сколько печатей может иметь предприятие? На каких документах и как нужно ставить печать?

Количество вопросов велико, но не все документы юридическое лицо должно скреплять гербовой или основной круглой печатью. Структурные подразделения предприятия, учреждения или иного субъекта предпринимательской деятельности также имеют право на свои печати. Они могут быть «для финансовых документов», «для договоров», «для копий» и тому подобное.

Разграничение документов должно быть зафиксировано в инструкции по делопроизводству, которая действует на предприятии. В ней учитываются все законодательно установленные требования.

Последние изменения касаются также правильного расположения печати на документе:

1. Оттиск печати не может закрывать подпись. Правильным его расположением считается размещение, включая последние две буквы наименования должности, и только.
   
   
   
   
   
   
2. Некоторые унифицированные бланки документов имеют специальную пометку «М.П.» (Место печати), которая определяет четкое место печати. При ее наличии другого места для печати на документе быть не может.
   
   
   
   
   
   
3. На электронных документах печать проставляется с использованием требований соответствующего законодательства Украины

Адрес предприятия

Теперь адрес должен быть указан в следующей последовательности:

1. Улица.
2. № дома (при необходимости указывают корпус, офис).
3. Населенный пункт.
4. Район.
5. Область.
6. Почтовый индекс.

Отмечено, что в справочных данных разрешено указывать как юридический адрес, так и фактический, если он не совпадает с юридическим.

Адрес используется также при определении места составления документа. Здесь также есть свои особенности, поэтому в стандарте представлены отдельные объяснения, а именно:

1. Место составления отмечается на всех документах, кроме писем.
2. Место составления должно соответствовать ОКВЭД.
3. Если местом составления является город Киев, сокращение «г.» не пишется.

Дата документа и его регистрационный номер

В настоящей практике дата документа отмечается при подписании, утверждении, принятии документа, его регистрации или издании.

С 01.09.2021:

• при визировании, ознакомлении, заверении копий, при поступлении документа и при выполнении также устанавливается дата;
• при использовании цифрового формата день и месяц даты должны быть обязательно полными, писать нужно арабскими цифрами, слово «год» и точка в конце не ставится.

Например:

Нельзя: «1.9.2021» и «1.09.2021».

Должно быть: «01.09.2021», или «2021.09.01».

При словесно-цифровом формате дата, если она содержит одну цифру, также пишется с нулем. При этом допускается использование слова года в сокращенном варианте «г.»

Например:

«01 сентября 2021» или «01 сентября 2021 г.»

В ДСТУ 4163:2020 подробно расписан формат регистрационного номера документа. Регистрационный номер может содержать индексы, которые использует предприятие для разграничения групп документов, структурных подразделений, ответственных лиц и тому подобное. Перечень индексных групп указывается в инструкции по делопроизводству, которая создается на предприятии с использованием норм действующего законодательства.

Регистрационный номер и индексы должна разделять правосторонняя наклонная черта «/».

Требования к тексту документа

Для составления документов нужно использовать украинский язык. (Исключение – случаи, предусмотренные законодательством о языках в Украине).

Язык документов, направляемых в Государственные органы, исключительно украинский.

Оформление (дизайн) документов

В Стандарте уточнено, что основной шрифт документов – Times New Roman, а вот размер для различных реквизитов будет разным. Определено, когда можно использовать полужирный шрифт, и какими могут быть размеры межстрочных интервалов:

Если для документа используется формат А4, разрешено использование интервала 1,0 – 1,5. Для формата А5 – интервал 1,0.

Срок хранения документов может быть:

• временным, до 10 лет;
• длительным, более 10 лет;
• постоянным.

Документы первой группы разрешено печатать на двух сторонах листа. Документы второй и третьей групп можно размещать только с одной стороны бумажного листа.

Согласованность с другими нормативно-правовыми актами

Как каждый документ, ДСТУ 4163:2020 вызывает много вопросов, как начинаются с фразы «Нужно ли ....?»

Первый вопрос касается обязательности использования ДСТУ 4163:2020. Для получения ответа на этот вопрос обратимся к законодательной базе. Это Закон Украины «О стандартизации» №1315-VII и «Правила организации делопроизводства ......» № 1000/5.

В статье 23 Закона о стандартизации определена добровольность применения Стандартов. Исключение составляют Стандарты, обязательность использования которых установлена отдельными законодательными документами.

Документ, который был предшественником ДСТУ 4163:2020, а именно ДСТУ 4163:2003, был обязательным. Это было определено в правилах организации делопроизводства №1000 / 5.

Что касается нового стандарта 2020 года, имеем неопределенную ситуацию. С одной стороны, если новый Стандарт пришел на замену старому, его обязательность логична. Но полной уверенности в этом нет, поскольку Правила №1000/5 не обновлены и прямая ссылка на ДСТУ 4163:2020 отсутствует.

Второй вопрос задают бухгалтеры. И касается он оформления бухгалтерских документов. Для бухгалтера Закон о бухгалтерском учете – главный, все остальное отходит на второй план. Этот нормативный документ содержит определенный перечень реквизитов для первичных бухгалтерских документов.

На первый взгляд, для бухгалтеров ДСТУ 4163:2020 не столь существенен, и здесь никакого противоречия не наблюдается. Главный бухгалтерский Закон только перечисляет реквизиты, правила их оформления не устанавливает. Поэтому бухгалтерам лучше принимать во внимание новые нормы оформления документов – они больше помогают, чем мешают работе.

Третий вопрос возникает при использовании типовых форм документов. Некоторые из них содержат реквизит подписи в формате «Фамилия, имя отчество», или «ФИО». Здесь также есть некоторая неопределенность.

С одной стороны, к изменению формы в законодательном порядке нужно было подписывать такие документы с инициалами. С другой стороны, большинство юридических лиц разрабатывает типовые документы собственноручно, и эти формы следует утвердить вместе с обновлением инструкции по делопроизводству, которая должна быть на предприятии.

И в завершение: документ – это визитная карточка предприятия, его лицо. Поэтому давайте его оформлять правильно, чтобы выглядеть в глазах пользователей достойно.

Новые сроки хранения документов

28 апреля 2023 вступил в силу Закон Украины «О внесении изменений в Налоговый кодекс Украины и другие законодательные акты Украины об имплементации международного стандарта автоматического обмена информацией о финансовых счетах». Согласно ему для всех юридических лиц введен новый срок хранения первичных документов и финансовой отчетности.

Теперь и плательщики налога на прибыль, и плательщики единого налога должны обратить внимание на то, что неизменным остается только перечень документов, которые следует хранить, а сроки их хранения изменились:

• 2555 дней – документы и информация, необходимые для осуществления налогового контроля в соответствии со ст. 39 и 39-2 НКУ, а это ТЦУ и налогообложение прибыли КИК.
• 1825 дней – первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовая отчетность и другие документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством. Это те документы, которые составляются плательщиками налога на прибыль и юридическими лицами – плательщиками единого налога.

Важно, что этот срок не распространяется на документы, к которым применяется более длительный срок хранения согласно п. 44.3.1 НКУ.

• 1095 дней – другие документы, на которые не распространяются требования пп. 44.3.1 и 44.3.2 НКУ. Следовательно, для ФЛП сроки хранения первичных документов остаются неизменными.
• 1095 дней – документы, связанные с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на ГНС, включая разрешительные документы.

Поскольку Закон вступил в силу с 28 апреля 2023 года, новые сроки распространяются на документы, которые начали храниться с 28 апреля 2020 года и срок, по которым должен был завершиться 28 апреля 2023 года. Теперь их следует хранить до 28 апреля 2025 года.

В случае ликвидации налогоплательщика документы, срок хранения которых не истек, в установленном законодательством порядке передаются в архив.

Карантин и военное время

Также обратите внимание, что карантин через COVID-19 и военное положение внесли свои корректировки. Ведь на период действия карантина сроки хранения документов были продлены.

Поскольку сейчас действует военное положение, этот период также не включается в срок хранения и продлевает его.

Будьте внимательны с документами и учитывайте все нюансы относительно их оформления и хранения

Лилия Боденчук

• Кандидат экономических наук, главный бухгалтер с 1991 года, финансовый директор с 2000 года, преподаватель экономических дисциплин, бухучета, налогообложения, финансового менеджмента.