Настройки кадрового учета в конфигурации “BAS Бухгалтерія КОРП”

Конфигурации интерфейсов “BAS Бухгалтерія ПРОФ” и “BAS Бухгалтерія КОРП” похожи. Однако во второй есть полноценный функционал по учету заработной платы и кадровому учету.

Начиная работать в программе, следует выполнить ряд настроек как для предприятия в целом, так и для каждой из организаций, составляющих его. Своевременно и взвешенно выполненные настройки обеспечат доступность необходимых документов и верное отражение операций в учете.

В статье рассмотрим настройки кадрового учета на предприятии в целом, а именно:

• Налаштування кадрового обліку
• Контроль унікальність табельних номерів
• Робота з неповною ставкою
• Використання підробіток
• Штатний розклад
• Перенесення залишків відпустки при звільненні переведенням
• Військовий облік
• Спеціальності співробітників
• Правило формування представлення елементів довідника “Співробітники” у звітах і документах

Налаштування кадрового обліку

Для настройки кадрового учета переходят в раздел Головне - Настройки - Кадри:

Форма для настроек содержит ряд возможностей для выбора. В статье расскажем об основных, но в случае необходимости найти информацию можно в справке формы настроек. Она вызывается кнопкой в виде знака:

Вначале устанавливают флажок в ячейке “Використовувати програму для кадрового обліку і розрахунку заробітної плати”.

Далее объясним настройки в том порядке, как они перечислены в форме.

Контролюється унікальність табельних номерів

Установленный в этом поле флажок дает возможность выполнять проверку наличия других сотрудников с таким же табельным номером. В случае выявления сотрудников с одинаковыми табельными номерами появится сообщение, и сотрудник с повторяющимся номером записан не будет.

Если настройки не выполнены, то контроль табельных номеров отключен, и возможна запись работников с одинаковыми табельными номерами.

Використовується робота з неповною ставкою

Выбранная опция в этом поле дает следующие возможности:

• предусматривать в штатном расписании неполные штатные единицы;
• оформлять кадровые приказы на занятие неполной штатной единицы;
• описывать графики неполного рабочего времени.

Використовуються підробітки

Для отражения увеличения трудовой нагрузки сотрудников используются следующие документы:

• “Прийом на роботу” с видом занятости “Внутрішнє сумісництво” для создания нового сотрудника и его оформление в программе как внутреннего совместителя;
• “Суміщення посад” для назначения работнику по основному месту работы еще одного планового начисления.

В случае когда сверхурочные работы являются массовыми, целесообразно регистрировать увеличение должностных обязанностей с помощью документа “Призначення підробітку”. Он становится доступным для пользователя при установке флажка в указанном поле.

Штатний розклад

По гиперссылке “Настройка штатного розкладу” переходим в отдельную форму настроек. Заполнение штатного расписания в программе не является обязательным, так же, как и нет законодательного требования о его обязательном наличии в организации. Если штатное расписание в программе не создано, тогда во время приема или перевода сотрудников необходимо полностью описывать место и условия их работы.

Преимущества ведения штатного расписания заключаются в следующем:

• возможность готовить для печати печатные формы;
• возможность во время приема и перевода сотрудников выбрать должности из списка, характерного только для выбранного подразделения, и автоматическое формирование списка начислений и их размера для выбранной должности в выбранном подразделении по действующему штатному расписанию;
• наличие контроля кадровых приказов в соответствии со штатным расписанием;
• проведение анализа соответствия фактической штатной расстановки штатному расписанию (плану);
• возможность проверки, сформировано ли штатное расписание для подразделения или включена должность в штатное расписание. Эта опция дает возможность видеть только актуальные подразделения и должности.

Начать ведение штатного расписания в программе можно в любой момент, независимо от того, когда начато использование программы. Оно формируется автоматически согласно текущей расстановке рабочих и подлежит корректировке при необходимости.

В программе предусмотрено сохранение истории его изменений. Это важная опция для организаций с многоуровневым утверждением расписания. Если отметка о ведении истории установлена в настройках штатного расписания, тогда изменения в него вносятся документами:

• “Зміна штатного розкладу”;
• “Індексація штатного розкладу”;
• “Затвердження штатного розкладу”.

При использовании этих документов нельзя добавлять новые позиции, редактировать условия труда и закрывать их непосредственно в штатном расписании. Внесение перечисленных изменений непосредственно в штатное расписание возможно в том случае, если не указан опция ведения истории.

Обращаем внимание, что вместе с тем невозможно проверить предварительные условия труда из-за отсутствия сохранения истории выполненных изменений.

Позиции штатного расписания содержат разряды и категории. Использование этой опции (установлен флажок в настройках штатного расписания) позволяет при создании позиции не писать разряд или категорию вместе с должностью. Достаточно создать только должность, а разряд или категорию конкретизировать в позиции.

Дополнительно в программе имеется опция “вказувати фактичні розряди (категорії) конкретних співробітників”, которые могут отличаться от разрядов, предусмотренных в штатном расписании.

Установленный флажок “Використовується “вилка” окладів і надбавок” дает возможность задавать в позиции размер оклада или надбавок в минимальном и максимальном значении. Его называют «вилкой» окладов.

Полезная опция в программе — “Автоматична перевірка кадрових документів на відповідність штатному розкладу”. Она дает возможность автоматически выполнять проверку при регистрации кадровых документов на соответствие штатному расписанию. В случае несоответствия появляется информационное предупреждение, но оно не препятствует регистрации документа. Если эта возможность не выбрана, то есть флажок не установлен, тогда проверка осуществляется вручную при регистрации документов.

Возможность бронирования позиций позволяет контролировать ход событий между решением о приеме человека на работу и фактическим оформлением. Эта опция позволяет поэтапного оформлять документ “Прийом на роботу”:

• сначала указывают, что выбранная позиция забронирована и считается занятой, но сотрудник еще не принят;
• после фактического начала работы сотрудника бронь в документе снимается, и он оформляется обычным образом.

Бронирование позиций полезно в случае, когда между решением о приеме и фактическим приемом проходит много времени. Тогда есть риск, что эта позиция будет ошибочно предложена другому соискателю. Бронирование позиции за уже принятым сотрудником можно выполнить в документе “Кадрове переведення”.

Из формы настроек штатного расписания вернемся к форме настроек кадрового учета и продолжим рассматривать их.

Перенесення залишків відпустки при звільненні переведенням

Выполненная настройка в этом поле позволяет в документе “Переведення до іншого роботодавця” вводить начальные остатки отпусков в новой организации в соответствии с остатками, накопленными в прошлой организации.

Військовий облік

В программе поддерживается автоматизированное ведение воинского учета.

Реализованы основные документы и отчеты, необходимые для представления в военные комиссариаты и органы местного самоуправления, передачи сотрудникам и хранения в организации.

При активной опции ведения воинского учета становятся доступны:

• раздел “Військовий облік” в карточках организации и сотрудника;
• отчетные формы общего воинского учета;
• отчет "Анализ изменений личных данных сотрудников";
• документ “Листок повідомлення про зміни”;
• отчетная форма “Відомості про зміни” для военкомата.

Кроме того, поддерживается ведение учета граждан, которые стоят на специальном воинском учете и забронированы за организацией на период мобилизации в военное время.

При активации опции становятся доступными:

• раздел “Військовий облік” в карточке должности;
• документы для оформления брони;
• отчетные формы специального воинского учета.

Спеціальності співробітників

При выборе этой опции в карточке должности и позиции штатного расписания, можно перечислить специальности, которыми должен обладать сотрудник для замещения той или иной должности.

Правило формування представлення елементів довідника “Співробітники” у звітах і документах

В этой группе настроек в поле выбора можно выбрать одну из опций для обозначения Ф.И.О. сотрудников с указанием их занятости и / или информации об увольнении. По выбранному правилу работники будут отражены в отчетности и документах.

В статье рассмотрены некоторые настройки кадрового учета предприятия, в частности, штатного расписания. В продолжение темы стартовых настроек в конфигурации“BAS Бухгалтерія КОРП” в следующих материалах остановимся на настройках учета зарплаты.

Наталья Бодянськая

• специалист по 1С:Підприємство та BAS