Перший запуск BAS Управління торговим підприємством часто викликає більше запитань, ніж відповідей. У програмі десятки довідників, налаштувань і розділів, тому не завжди
зрозуміло, з чого почати роботу.
Саме для цього в BAS УТП передбачено Стартовий помічник — вбудований інструмент, який допомагає виконати початкове налаштування програми. Він послідовно проводить
користувача через основні етапи заповнення даних про підприємство та налаштування облікової політики.
У цій статті покажемо, де знайти Стартовий помічник, які налаштування він допомагає виконати та чому його варто пройти одразу після встановлення програми.
Стартовий помічник відкривається автоматично під час першого запуску бази. Якщо цього не сталося або потрібно повернутися до нього пізніше, знаходимо його на Панелі функцій у
розділі «Довідка».
Стартовий помічник — початок
На першому кроці програма пропонує три варіанти:
ввести відомості про нову організацію;
змінити вже введені дані;
перейти відразу до наступного розділу.
Вибираємо перший і починаємо заповнення.
Відомості про організацію
На вкладці «Основні відомості» вказуємо:
коротке найменування організації (використовується лише всередині програми для пошуку і вибору);
повну назву (вона з'являтиметься у друкованих формах документів та звітності);
тип — юридична або фізична особа — та префікс.
Префікс — це буквений код довжиною до трьох символів, який стоятиме на початку номера кожного документа (наприклад, ОР-00001). Якщо в базі декілька організацій, саме
префікс допоможе відразу розрізняти документи.
Важливо встановити його до введення першого документа, інакше пізніше номери доведеться виправляти вручну, що не є бажаним.
Так потрібно заповнити вкладку Основні відомості
Далі переходимо на вкладку «Реквізити організації». Тут вносимо класифікаційні коди:
ЄДРПОУ;
ІПН;
номер свідоцтва.
Тут же вибираємо податкову інспекцію.
Так потрібно заповнити вкладку Реквізити організації
На вкладці «Банківський рахунок» заповнюємо дані основного рахунку: банк, номер рахунку, валюту, дату відкриття. Цей рахунок надалі буде підставлятися в документи за
замовчуванням.
Так потрібно заповнити вкладку Банківський рахунок
Вкладка «Контактна інформація»:
юридична та фактична адреса;
поштова адреса;
номери телефонів;
номер факсу.
Ці відомості зберігаються в регістрі відомостей «Контактна інформація» і надалі підтягуватимуться в друковані форми.
Так потрібно заповнити вкладку Контактна інформація
На вкладці «Відповідальні особи» вказуємо:
керівника;
головного бухгалтера;
касира;
кадровика.
Усіх вибираємо з довідника фізичних осіб, поряд вказуємо посаду. Ці дані заповнюють відповідні поля друкованих форм документів.
Так потрібно заповнити вкладку Відповідальні особи
Далі йде «Бухгалтерський та податковий облік». Це одна з найважливіших вкладок. Тут вибираємо рік, з якого ведеться облік у програмі, і заповнюємо параметри
бухгалтерського, податкового обліку та виробництва. Параметри облікової політики діятимуть, починаючи з 1 січня вказаного року.
Спосіб оцінки МВЗ. Визначає, як розраховується вартість товарів і матеріалів при їхньому списанні. ФІФО означає, що першою списується партія, яка надійшла раніше за інші, тобто
собівартість продажу формується за цінами найстаріших закупівель. Альтернатива — «По середній вартості», коли вартість усереднюється за всіма наявними партіями.
Спосіб розрахунку собівартості виробництва «По підрозділах» простіший і підходить, коли кожен підрозділ виробляє готовий продукт. «По переділах»
складніший: він відстежує послідовність передачі напівфабрикатів між підрозділами і потребує чіткого зазначення цієї послідовності.
Використовувані класи рахунків витрат. Тут рекомендується вибирати «Клас 9» або «Класи 8 і 9»:
Клас 9 — рахунки витрат діяльності (виробничі, адміністративні, збутові).
Клас 8 — витрати за елементами (матеріальні, на оплату праці тощо).
Більшості торгових підприємств достатньо лише Класу 9.
Розподіл витрат основного і допоміжного виробництва для послуг стороннім замовникам. Визначає, як обліковуються послуги протягом місяця:
«По плановій собівартості випуску» — послуги реєструються документом «Акт про надання виробничих послуг» за плановою собівартістю.
«По виручці» — документом «Реалізація товарів і послуг» за ціною продажу. «По плановій собівартості і виручці» — надання послуг
реєструється документами обох видів.
Схема оподаткування. Визначає, чи є організація платником податку на прибуток чи єдиного податку, платником ПДВ чи ні. Від цього залежить, які документи, проводки та звіти будуть
доступні в програмі. Для платників єдиного податку додатково зазначається група.
Варіант заповнення вкладки Бухгалтерський та податковий облік
На вкладці «Облікова політика по персоналу» визначаємо, чи відображати кадрові документи в управлінському та регламентованому обліку. Якщо обидві позначки встановлені
— документи по організації будуть видимі в обох видах обліку. Також тут можна увімкнути показ табельних номерів у кадрових і зарплатних документах.
Так потрібно заповнити вкладку Облікова політика по персоналу
Після заповнення всіх вкладок переходимо до опції «Запис і перевірка». Програма показує відсоток заповнення з кожного розділу. Якщо все зелене (100%), відмінно. Якщо
щось недозаповнене, можна повернутися і виправити. Натискаємо «Запис відомостей про організацію» — і перший блок завершено.
Так виглядає вкладка Запис і перевірка для блоку Відомості про організацію
Облікова політика та параметри обліку
Після запису відомостей про організацію програма пропонує перейти до другого блоку — налаштування облікової політики та параметрів обліку.
Тут є три варіанти:
продовжити;
пропустити розділ;
повернутися до попереднього.
Перехід до блоку Облікова політика
Валюти
Перша вкладка — «Валюти».
Тут встановлюємо дві ключові валюти.
Валюта регламентованого обліку — гривня, курс завжди дорівнює 1. Курси всіх інших валют виражаються відносно неї. Змінити цю валюту не можна.
Валюта управлінського обліку — валюта, в якій програма оцінює дані для внутрішніх управлінських потреб. Наприклад, якщо власники хочуть бачити результати в доларах,
вказуємо USD. Якщо такої потреби немає, залишаємо гривню. Ця валюта використовується у всіх управлінських звітах програми (наприклад «Валовий прибуток», «Аналіз
продажів», звіти по взаєморозрахунках з контрагентами).
Після введення документів валюту обліку змінювати не можна.
Навіть якщо документів введено небагато і вони не проведені, програма не дасть змінити валюту управлінського обліку. Доведеться видаляти всі внесені документи і лише потім можна
буде змінити цей параметр. Тому вибирайте уважно з самого початку.
Так потрібно заповнити вкладку Валюти
Загальні параметри
Тут вмикаються і вимикаються цілі підсистеми програми.
Розглянемо основні.
Позначка «Використовувати характеристики номенклатури» потрібна, якщо товари мають варіанти — розмір, колір, матеріал — і потрібно вести їх облік окремо.
«Використовувати серії номенклатури» — для відстеження партій товарів, наприклад, за датою виробництва або номером партії постачальника.
«Використовувати серійні номери» — для обліку унікальних одиниць товару, коли кожна одиниця має свій номер (телефони, обладнання).
«Використовувати зворотну тару» — для обліку тари, яку покупець повертає (палети, бочки, балони).
«Використовувати внутрішні замовлення» — для оформлення переміщень товарів між складами або підрозділами через внутрішні замовлення.
«Використовувати оплату платіжними картками» та «Використовувати оплату банківськими кредитами» — вмикають відповідні підсистеми для обліку
безготівкових оплат через термінали та кредитних операцій.
«Використовувати види розподілу за проектами» — дозволяє в документах вказувати, до якого проекту відноситься та чи інша позиція номенклатури, і розподіляти
суми між декількома проектами.
«Списувати партії видатковим ордером» — якщо встановлено, списання партій проданих товарів здійснює Видатковий ордер на товари; якщо знято — документ
«Реалізація товарів і послуг».
«Зазначення складів у табличній частині документів» — дозволяє в одному документі вказувати товари з різних складів. Корисно, якщо товар відвантажується
одночасно з декількох місць зберігання. «Зазначення замовлень у табличній частині документів» — дозволяє оформити один документ надходження або реалізації
одразу за декількома замовленнями.
«Спосіб контролю днів заборгованості» — визначає, як рахуються дні прострочення: за календарними днями (включно з вихідними) чи за робочими днями (за виробничим
календарем підприємства).
«Стратегія авторезервування за замовленнями» визначає порядок автоматичного резервування товарів на складах при оформленні замовлень покупців. Вибрана тут стратегія
використовуватиметься в документах за замовчуванням.
Так можна заповнити вкладку Загальні параметри
Параметри виробництва і витрат
На цій вкладці вказуємо тип цін планової собівартості — за цим типом цін програма розраховуватиме планову собівартість продукції. Він використовується і під час
оприбуткування продукції з виробництва.
Розподіл витрат для послуг власним підрозділам визначає, як оцінюються послуги, вироблені одним підрозділом для іншого. Вони виражаються в планових цінах або в кількісних
показниках, а їх випуск відображається документом «Звіт виробництва за зміну».
Також тут задаються статті витрат за замовчуванням: вони автоматично підставлятимуться у нові документи. Стаття «Комісійна винагорода» — в документ «Звіт
комісіонера про продажі», а стаття «Купівля-продаж валюти» — у відповідний документ купівлі-продажу валюти.
Так можна заповнити вкладку Параметри виробництва і витрат
Додаткові параметри
Ця вкладка містить налаштування друкованих форм, одиниць вимірювання та нагадувань.
Додаткова колонка друкованих форм документів визначає, яку інформацію виводити поряд із назвою товару у друкованих формах:
код із номенклатурної карти;
артикул;
нічого на виводити.
Якщо артикули на підприємстві не використовуються, вибирайте «Не виводити».
Одиниця вимірювання ваги та одиниця вимірювання об'єму — одиниці, в яких вказуватимуться вагові та об'ємні характеристики товарів. Наприклад, кг та м3.
Інтервал перевірки нагадувань (у секундах) — визначає, як часто програма перевірятиме наявність нагадувань для користувачів про виконання поставлених завдань. Також тут
можна задати робочий день користувачів — проміжок часу, протягом якого нагадування будуть активні.
Так можна заповнити вкладку Додаткові параметри
Налаштування управлінського обліку
Тут задаємо облікову політику для підприємства в цілому. Ці налаштування єдині для всіх організацій у базі та зберігаються в регістрі відомостей «Облікова політика
(управлінський облік)».
Якщо політика змінюється з нового року, встановлюємо позначку «Новий запис облікової політики» і вказуємо дату початку дії (наприклад, 01.01.2026).
Позначка «Вести облік по проектах» вмикає додатковий аналітичний розріз у документах програми. Проект в УТП — це спосіб відокремити облік по конкретному
напрямку діяльності, контракту або завданню. Наприклад, торгова компанія може вести окремий проект під великого клієнта або під тендерну поставку. Якщо Позначка встановлена, в
документах з'явиться поле «Проект», а управлінські звіти можна буде формувати в розрізі проектів.
Стратегія списання партій товарів за хронологією визначає порядок списання при продажу.
ФІФО — першою списується партія, яка надійшла раніше за інші.
ЛІФО — навпаки, спочатку списується найновіша.
За середньою — собівартість усереднюється по всіх партіях.
Для більшості торгових підприємств рекомендується ФІФО.
Якщо встановлена Позначка «Застосовувати стратегію списання по хронології для повернень постачальникам», при поверненні товару постачальнику списання відбувається за
загальною стратегією (ФІФО/ЛІФО/По середній). Якщо знято — списується саме та партія, яку повертаємо (якщо її не було списано раніше).
Стратегія списання партій товарів за статусами партії встановлює черговість списання купленого товару і товару, прийнятого на комісію.
Наприклад, значення «Спочатку прийняті, потім власні» означає, що при продажу першим списується комісійний товар.
Позначка «Вести партіонний облік за складами» деталізує облік у розрізі складів: якщо встановлена, програма окремо відстежує партії на кожному складі. Це також
визначає ведення сумового обліку по складах.
«Списувати партії при проведенні документів». Якщо встановлено, партії списуються одразу при проведенні документа в оперативному режимі. Якщо ні, списання виконується
пізніше, регламентною обробкою «Проведення по партіям» у неоперативному режимі.
При зміні будь-якого з параметрів списання партій необхідно виконати перепроведення документів через меню Операції → Проведення документів.
Параметр ABC-класифікації покупців визначає, за яким показником класифікуватимуться покупці за важливістю.
ABC-аналіз — це метод, який розподіляє покупців на три групи:
A — найважливіші (основна частина виторгу);
B — середні;
C — з мінімальним внеском.
Тут вибираємо параметр для класифікації. Наприклад, «Сума виторгу» або «Валовий прибуток».
Параметр розподілу покупців за стадіями взаємовідносин визначає, за яким показником класифікуватимуть постійних покупців під час класифікації покупців за стадіями взаємовідносин.
Спосіб розрахунку собівартості виробництва «По підрозділах» простіший і підходить, коли переділи збігаються з підрозділами.
«По переділах» складніший: він відстежує послідовність передачі напівфабрикатів між підрозділами.
Розподіл витрат основного і допоміжного виробництва для послуг стороннім замовникам визначає, як вони будуть обліковуються послуги протягом місяця.
«По плановій собівартості випуску» — послуги реєструються документом «Акт про надання виробничих послуг» за плановою собівартістю.
«По виручці» — документом «Реалізація товарів і послуг» за ціною продажу. «По плановій собівартості і виручці» — надання послуг
реєструється документами обох видів.
Так можна заповнити вкладку Настройки управлінського обліку
На вкладці «Знижки» вибираємо, які типи автоматичних знижок будуть діяти в документах продажу.
«Використовувати знижки за кількістю товару» — знижка застосовується, коли покупець купує певну кількість одного товару (наприклад, від 10 штук — мінус
5%).
«Використовувати знижки по сумі документа» — знижка спрацьовує при досягненні певної суми в документі.
«Використовувати знижки по виду оплати» — різні знижки залежно від способу оплати: готівка, безготівка, передоплата тощо.
«Використовувати знижки по дисконтній карті» — для підприємств, що працюють із картками лояльності.
Якщо якийсь тип знижок на підприємстві не використовується, краще зняти позначку, щоб відповідні поля не з'являлися в документах продажу і не ускладнювали роботу.
Так можна заповнити вкладку Знижки
Вкладка «Параметри бухгалтерського обліку» — найбільш технічна. Тут зібрані налаштування, які впливають на його деталізацію та швидкість.
Позначка «Не використовувати механізм дати актуальності обліку» за замовчуванням встановлена. Якщо її зняти, програма зможе оптимізувати проведення документів при
великому обсязі даних: документи з датою пізніше заданої «дати актуальності» проводитимуться за спрощеною схемою, що помітно прискорює роботу.
Поруч є Позначка «Інформувати про неактуальність обліку при проведенні документів». Якщо її встановити, програма попереджатиме, коли проведення відбувається за
спрощеною схемою.
«Відключити контроль від'ємних залишків МВЗ» — якщо встановлено, програма дозволить проводити документи навіть за умови, що на складі не вистачає залишків
товару. Зручно в ситуаціях, коли документи вносяться не в хронологічному порядку, але використовувати цю функцію слід усвідомлено.
У розділі бухгалтерського та податкового обліку задаються позначки «Вести партіонний облік» і «Вести складський облік» — окремо для бухгалтерського
і податкового обліку. Партіонний облік дозволяє бачити собівартість кожної партії товару на рівні проводок, а складський — залишки по кожному складу окремо.
«Розширений облік товарів (у розрізі характеристик, серій, якості, замовлень)». Якщо встановлено, номенклатура в регламентованому обліку враховується з додатковими
аналітичними розрізами.
«Використовувати оборотну аналітику по номенклатурі» та «Обліковувати товари в розрізі ставок ПДВ» стосуються обліку товарів у неавтоматизованих
торговельних точках (НТТ) із сумовим обліком. Якщо таких точок немає — залишайте без змін.
«Використовувати класи рахунків у якості груп» — впливає на відображення плану рахунків: класи рахунків показуються як групи, що робить навігацію зручнішою.
«Вести розрахунки по документах» — деталізує взаєморозрахунки з контрагентами до рівня окремих документів. Після ввімкнення на рахунках обліку взаєморозрахунків
з'явиться додаткове субконто «Документи розрахунків з контрагентами». Корисно для детального контролю оплат.
«Вести аналітичний облік грошових коштів по відокремлених підрозділах». Вмикайте, якщо організація має відокремлені підрозділи з власними касами та потребою ведення
окремої касової книги.
Так можна заповнити вкладку Параметри бухгалтерського обліку
Завершуємо другий блок так само — на вкладці «Запис і перевірка». Програма знову показує відсотки заповнення по кожному розділу. Натискаємо «Запис
відомостей про облікову політику підприємства», і робота зі Стартовим помічником завершена.
Так виглядає вкладка Запис і перевірка для блоку Облікова політика
«Система вже знає, з якою організацією працює, за якими правилами веде облік і які підсистеми використовує. Після цього можна переходити до заповнення довідників:
номенклатури, складів, контрагентів та вводити перші документи.
Якщо згодом щось зміниться, з'явиться нова організація або виникне потреба скоригувати облікову політику, Стартовий помічник можна відкрити повторно в будь-який момент через
Панель функцій.
Тепер ви знаєте, з чого почати роботу в BAS Управління торговим підприємством і які налаштування варто виконати насамперед. Зберігайте цю інструкцію та повертайтеся до неї за
потреби.
Якщо ж ви тільки плануєте автоматизувати облік або підбираєте програму для свого бізнесу, перегляньте доступні рішення BAS. Наші спеціалісти допоможуть вибрати конфігурацію
відповідно до ваших задач та особливостей роботи.
Аналітик з практичним досвідом у сфері бухгалтерського обліку, зокрема у веденні обліку ФОП та роботі на підприємствах аграрного сектору. Наразі поглиблює свою експертизу за спеціальністю «Облік і оподаткування». Впевнено орієнтується у вимогах сучасного обліку.
Підпишіться на наш Telegram
та безкоштовно отримайте повний доступ до всіх матеріалів блогу
Для цього перейдіть по кнопці нижче і в телеграмі натисніть /start
