Ведення обліку авансових звітів за корпоративними картками

Авансовий звіт — це звичайний документ, у якому працівник показує, на що саме були витрачені гроші з корпоративної картки. По суті, це підтвердження: кошти пішли на робочі потреби, а не на щось інше.

Навіщо він потрібен?

• щоб у компанії все було прозоро з витратами;
• щоб не виникало проблем із податковою;
• щоб бухгалтерія могла правильно вести облік.

Працівник має подати авансовий звіт максимум за 3 робочі дні після поїздки, зустрічі чи іншої ділової події. До звіту треба додати всі підтверджуючі документи (чеки, рахунки, квитанції).

Важливий момент: якщо звіт не подати вчасно, компанія може вважати ці витрати «особистим доходом» працівника і нарахувати з них податки (ПДФО та військовий збір).

Коли потрібен авансовий звіт

Авансовий звіт складається не завжди, а лише у певних випадках. Він допомагає чітко зафіксувати, куди саме пішли кошти з корпоративної картки та чи відповідають вони правилам компанії. Найпоширеніші ситуації:

1. Після здійснення витрат з корпоративної картки (наприклад, на відрядження, закупівлю матеріалів, представницькі витрати).
2. Після здійснення витрат або завершення відрядження у встановлені компанією строки (зазвичай 3–5 робочих днів).
3. Якщо витрати потребують додаткового обґрунтування (наприклад, нестандартні витрати).

Ведення обліку в програмі BAS Бухгалтерія

Теорія — це добре, але для бухгалтера найважливіше бачити, як усе працює в програмі. Далі крок за кроком розглянемо, як відображаються операції з корпоративними картками: від переказу коштів до складання авансового звіту.

• Потрібно перевести кошти на корпоративну картку з основного рахунку документом Списання з банківського рахунку.

Заходимо: Меню — Банк і каса — Списання з банківського рахунку.

Рух за рахунками.

• Потрібно перевести кошти із корпоративної картки підзвітної особи документом Списання з банківського рахунку.

Заходимо: Меню — Банк і каса — Списання з банківського рахунка.

Рух за рахунками.

• Заповнення авансового звіту.

Заходимо: Меню — Банк і каса — Авансові звіти.

В документі заповнюємо:

• підзвітну особу;
• склад.

На закладці «Аванси» підтягуємо документ Списання з банківського рахунку.

На закладці «Товари» наводиться перелік придбаних підзвітною особою ТМЦ.

Заповнення закладки «Товари» фактично означає, що розрахунки за придбані ТМЦ були здійснені підзвітною особою в момент придбання.

На закладці «Оплата» заповнюємо всі дані за витратами.

Якщо при придбанні товарів (робіт/послуг), крім погашення заборгованості підзвітної особи, на цю суму потрібно коригувати взаєморозрахунки з контрагентами, заповнюється закладка «Оплата».

На закладці слід ввести всю необхідну для проведення взаєморозрахунків з контрагентами інформацію, вказати контрагента, договір, документ розрахунків, суму оплати і т. д.

Поставка товарів (робіт/послуг) у цьому разі оформляється документом «Надходження товарів і послуг».

На вкладці «Інше» у табличній частині вказуються витрати на відрядження, витрати на проїзд, витрати на бензин, послуги ксерокопіювання — тобто витрати, які відразу можуть бути віднесені до витрат підприємства.

При відображенні добових у рядку табличної частини авансового звіту на закладці «Інше» встановлюється позначка «Це добові».

Крім того, потрібно вказати період і встановити ознаку, якщо відрядження закордонне. Кількість діб відрядження буде розрахована автоматично.

Рух за рахунком 3721.

Податкові аспекти

Авансові звіти — це не лише внутрішній контроль витрат, а й вимога законодавства. В Україні їх регулює Податковий кодекс, і саме завдяки звіту витрати можуть бути віднесені до податкового кредиту з ПДВ або зменшити базу з податку на прибуток. Головне правило: кожна витрата має підтверджуватися первинними документами. Якщо їх немає, сума автоматично вважається особистою і підлягає оподаткуванню.

Типові помилки

На практиці найбільше проблем виникає не з самим складанням звіту, а з документами. Часто бракує чеків або квитанцій, трапляються неточності в датах чи сумах, іноді працівники подають витрати, що взагалі не відповідають політиці компанії. Ще одна поширена помилка — запізнення з поданням звіту. У результаті компанія може втратити право на податковий кредит або нарахувати додаткові податки.

Правильне ведення обліку авансових звітів за корпоративними картками — це захист як для бізнесу, так і для працівника. З одного боку, воно гарантує прозорість витрат і податкову безпеку компанії. З іншого — звільняє працівників від ризику непорозумінь чи додаткових нарахувань. Тому варто вибудувати чітку внутрішню політику й дисципліну звітування: це значно простіше, ніж виправляти помилки постфактум.

Щоб вести облік ще ефективніше, варто використовувати сучасні інструменти, які автоматизують більшість операцій. Саме такою системою є BAS — надійне рішення для бухгалтерського обліку, управління фінансами та документообігу.

Дізнатися більше про BAS

Юлія Колосова

• Аналітик програмних рішень BAS. Завдяки десятирічному досвіду роботи та поєднанню глибоких знань облікових процесів ефективно допомагає знаходити оптимальні рішення для автоматизації бізнесу.