Як змінити матеріально відповідальну особу в BAS ПРОФ, КОРП, АГРО

У роботі підприємства нерідко виникає необхідність змінити відповідальну особу: працівник звільнився, перейшов на іншу посаду, тимчасово відсутній через відпустку чи лікарняний або за відповідні речі буде відповідати інша особа.

У таких випадках важливо не лише внести зміни до довідників, а й перевірити документи та налаштування програми, щоб уникнути ситуацій, коли в документах продовжує відображатися попередній відповідальний.

У цій статті розглянемо:

• де в BAS змінюється відповідальна особа;
• які документи та налаштування необхідно перевірити;
• що робити, якщо в документах продовжує підтягуватися попередній відповідальний.

Де змінюється відповідальна особа

Меню — Головне — Організація

Вкладка «Підписи»

Наприклад, потрібно змінити керівника. 

Натискаємо на ПІБ керівника та переходимо в довідник Відповідальні особи, змінюємо поле «Фізична особа».

Обов’язково ставимо дату, починаючи з якої змінюємо керівника.

Змінити відповідальну особу можна іншим способом — без переходу на вкладку «Підписи»: Організація — Відповідальні особи. 

Також потрібно зробити зміну в Персональних налаштуваннях під кожним користувачем.

Головна — Персональні налаштування.

Змінюємо Основного представника організації та особу, яка виписує Податкові накладні.

Адміністрування — Настройки користувачів і прав — Користувачі.

У картці користувача потрібно змінити поле «Фізична особа». 

Які документи необхідно перевірити?

Після зміни відповідальної особи рекомендується перевірити:

• друк документів (рахунки, видаткові, акти, ТТН);
• підписи в податкових накладних;
• підстановку відповідальних осіб у нових документах.

Якщо цього не зробити, у документах можуть продовжувати підтягуватись попередні дані керівника або бухгалтера.

Чому продовжують підтягуватись старі дані?

Якщо після зміни відповідальної особи в документах продовжує відображатися попередній працівник, необхідно перевірити декілька налаштувань у програмі.

1. Не змінені персональні налаштування користувача

У кожного користувача можуть бути власні налаштування основного представника організації.

Потрібно перевірити: Головне — Персональні налаштування.

2. Не встановлена дата зміни

Якщо не вказати дату або вказати не ту дату, BAS може використовувати попередній запис відповідальної особи.

Рекомендується:

• встановлювати фактичну дату зміни;
• не видаляти старі записи;
• створювати новий запис із новою датою.

3. Дані залишились у вже створених документах

У старих документах відповідальна особа автоматично не змінюється.

Потрібно зробити одну із дій:

• перепровести документи;
• вручну оновити реквізити.

Що робити, якщо продовжує підтягуватись попередня відповідальна особа

Іноді навіть після всіх змін система продовжує показувати старі дані.

У такому випадку рекомендується:

Очистити кеш користувача. Закрити програму та очистити кеш 1С/BAS.

Скинути персональні налаштування. Адміністрування — Настройка прав користувачів — Користувачі. 

Вибираємо користувача якому потрібно скинути персональні налаштування.

Настройки — Очистити.

Перед видаленням налаштувань бажано зробити резервну копію бази.

Після зміни відповідальної особи в BAS важливо не лише оновити дані в картці організації, а й перевірити персональні налаштування користувачів, права доступу, друковані форми та періоди дії записів. Це допоможе уникнути ситуацій, коли в документах або друкованих формах продовжує відображатися попередній працівник.

Якщо під час роботи в BAS у вас часто виникають питання щодо налаштувань чи ведення обліку , рекомендуємо підключити сервіс ІТС. Ви отримаєте професійну підтримку спеціалістів, доступ до корисних сервісів та оперативну допомогу у вирішенні робочих питань.

Саме зараз в оновлених тарифах ІТС знайдете пакети із розширеними можливостями, максимальною кількістю консультацій та безкоштовним доступом до одного з навчальних онлайн-курсів Актив-Софт Академії.

Вибрати тариф ІТС

Юлія Колосова

• Аналітик програмних рішень BAS. Завдяки десятирічному досвіду роботи та поєднанню глибоких знань облікових процесів ефективно допомагає знаходити оптимальні рішення для автоматизації бізнесу.