Як налаштувати профілі груп доступу в BAS Бухгалтерія ПРОФ та КОРП

У більшості компаній із програмою BAS працюють не лише бухгалтери. До системи мають доступ кадровики, менеджери, керівники та інші співробітники, і кожен із них повинен бачити лише ту інформацію, яка необхідна для роботи. Для цього в BAS Бухгалтерія передбачена система профілів груп доступу.

Після встановлення програма вже містить готовий набір профілів. Залишається лише вибрати відповідний для кожного користувача. У версії ПРОФ доступні три основні профілі: Адміністратор, Головний бухгалтер і Бухгалтер. У КОРП їх перелік значно ширший — додатково передбачені профілі для кадровиків, розраховувачів зарплати, табельника та аудитора.

У цій статті розглянемо, які профілі доступні в BAS Бухгалтерія ПРОФ і КОРП, чим вони відрізняються та як правильно призначити права доступу користувачам.

Місцезнаходження профілів груп доступу

Кожен профіль — це набір ролей, які визначають, до яких документів, довідників, звітів і налаштувань матиме доступ користувач: що він зможе переглядати, що створювати та редагувати, а що буде для нього закрите.

Профілі в BAS Бухгалтерія ПРОФ

Адміністратор

Профіль «Адміністратор» містить лише дві ролі — «Адміністратор системи» та «Повні права», але цього достатньо для абсолютного доступу до всіх функцій програми.

Цей профіль призначений для налаштування параметрів роботи та обслуговування інформаційної бази, налаштування прав доступу інших користувачів, вилучення відмічених об'єктів та в окремих випадках для внесення змін у конфігурацію. Використовувати його для щоденної роботи з документами не рекомендується — для цього є профілі «Головний бухгалтер» або «Бухгалтер».

Ролі профілю Адміністратор

Головний бухгалтер

Це найширший робочий профіль. Він дає повний доступ до ведення обліку і водночас дозволяє змінювати налаштування програми — те, чого звичайний бухгалтер робити не може.

Окрім стандартних можливостей бухгалтера, користувач із профілем «Головний бухгалтер» може:

• змінювати облікову політику (параметри обліку і план рахунків може змінювати лише користувач з правами адміністратора, також тільки він може встановити дату заборони зміни даних);
  створювати і редагувати картку організації;
• налаштовувати нарахування зарплати: створювати нові види нарахувань і утримань, змінювати формули розрахунку;
• редагувати курси валют (бухгалтер може лише переглядати);
• створювати і змінювати виробничий календар та графіки роботи (бухгалтер — тільки перегляд);
• налаштовувати види контактної інформації.

Усе інше — створення і редагування документів, довідників, звітності, кадрових документів, нарахування зарплати — доступне і Головному бухгалтеру, і Бухгалтеру однаково.

Ролі профілю Головний бухгалтер

Бухгалтер

Профіль «Бухгалтер» — основний робочий профіль для щоденної роботи. Він надає широкі можливості для ведення обліку, але не дозволяє змінювати важливі налаштування програми.

Користувач з цим профілем може:

У бухгалтерському обліку — створювати та редагувати первинні документи: надходження, реалізації, платіжні доручення, касові ордери, авансові звіти, податкові накладні, операції, введені вручну, а також працювати з довідниками контрагентів, номенклатури, договорів, складів і банківських рахунків, формувати регламентовану звітність.

У кадровому обліку та розрахунку заробітної плати — оформлювати документи прийому, переведення та звільнення працівників, нараховувати заробітну плату, формувати відомості на виплату, вносити дані про податки, внески та пільги з ПДФО.

У звітах — формувати стандартні та регламентовані звіти, а також зберігати власні варіанти їх налаштування.

Тільки перегляд

Профіль «Тільки перегляд» призначений для користувачів, яким потрібен доступ до інформації без можливості вносити зміни.

Усі ролі цього профілю передбачають лише читання даних. Користувач може переглядати документи, довідники, звіти, кадрову інформацію та дані із заробітної плати, але не може створювати, редагувати чи видаляти жодних записів.

Такий профіль найчастіше використовують для керівників, аудиторів або інших співробітників, яким необхідно контролювати інформацію, але без ризику випадково змінити дані в програмі.

Ролі профілю Тільки перегляд

Інші профілі ПРОФ

Крім основних, у програмі є декілька спеціалізованих профілів:

Використання сервісу RDI» та «Настройка сервісу RDI — профілі для роботи з сервісом регламентованого документообігу та звітності (RDI). Перший дає можливість користуватися сервісом, другий — налаштовувати його параметри.

Відкриття зовнішніх звітів та обробок — дозволяє користувачу відкривати та запускати зовнішні звіти й обробки, які не входять до типової конфігурації.

Синхронізація даних з іншими програмами — профіль для налаштування та виконання обміну даними між BAS Бухгалтерія та іншими інформаційними базами (наприклад, BAS Малий бізнес).

Профілі в BAS Бухгалтерія КОРП: що додається

У КОРП профілі «Адміністратор», «Бухгалтер», «Головний бухгалтер» і «Тільки перегляд» працюють аналогічно до ПРОФ. Також залишаються сервісні профілі — RDI, синхронізація даних та зовнішні обробки. А от зарплатний і кадровий блок у КОРП розділено на окремі спеціалізовані профілі.

Список профілів груп доступу в BAS Бухгалтерія КОРП

Аудитор

Профіль «Аудитор» доступний лише у BAS Бухгалтерія КОРП. За рівнем доступу він схожий на профіль «Тільки перегляд»: користувач може лише переглядати інформацію без можливості створювати, редагувати чи видаляти дані.

На відміну від профілю «Тільки перегляд», аудитору доступні лише два розділи програми — «Зарплата» і «Кадри». Він може переглядати інформацію про відпустки, відрядження, лікарняні, нарахування заробітної плати, позики працівникам, виконавчі документи та інші кадрові й зарплатні дані.

Такий профіль зручний у випадках, коли необхідно надати доступ лише до кадрової та зарплатної інформації без можливості внесення будь-яких змін.

Вигляд програми для користувача з правом доступу Аудитор

Табельник

Профіль «Табельник» також доступний лише у BAS Бухгалтерія КОРП. Це один із найбільш спеціалізованих профілів, призначений для працівників, які ведуть облік робочого часу.

Користувач із цим профілем може вносити дані про відпрацьований час, переглядати інформацію про співробітників, графіки роботи та окремі кадрові дані. При цьому він не має доступу до бухгалтерського обліку, нарахування заробітної плати та інших розділів програми, а в документах бачить лише вкладки, пов'язані з обліком робочого часу.

Вигляд програми для користувача з правом доступу Табельник

Кадровик

Працює з кадровими документами: прийом, переведення, звільнення, відпустки, відрядження, лікарняні, суміщення. Може переглядати зарплатні дані (тарифи, оклади), призначати оклади і т. п., але не може нараховувати зарплату чи формувати виплати.

Вигляд програми для користувача з правом доступу Кадровик

Документ Прийом на роботу для користувача з правом доступу Кадровик

Картка співробітника для користувача з правом доступу Кадровик

Профіль «Кадровик (без доступу до зарплати)» також доступний лише у BAS Бухгалтерія КОРП. За своїми можливостями він майже не відрізняється від профілю «Кадровик», однак має важливе обмеження — користувач не бачить жодної інформації, пов'язаної з оплатою праці.

Йому доступні розділи «Кадри» та «Зарплата», але без можливості переглядати нарахування заробітної плати, розміри окладів, тарифних ставок та інші фінансові дані працівників. При цьому користувач може виконувати всі кадрові операції, не маючи доступу до конфіденційної інформації про оплату праці.

Такий профіль доцільно використовувати, якщо кадровий спеціаліст займається лише кадровим обліком і не повинен бачити зарплатні дані співробітників.

Документ Прийом на роботу для користувача з правом доступу Кадровик (без доступу до зарплати)

Картка співробітника для користувача з правом доступу Кадровик (без доступу до зарплати)

Розраховувач

Спеціаліст із нарахування зарплати. Може нараховувати зарплату, формувати відомості на виплату, вести облік податків і внесків, працювати з лікарняними і допомогами ФСС, вести персоніфікований облік, формувати зарплатну звітність. До кадрових документів не має доступу.

Вигляд програми для користувача з правом доступу Розраховувач

Кадровик-розраховувач

Об'єднує можливості кадровика і розраховувача в одному профілі. Може вести кадрові документи і нараховувати зарплату. Зручно для невеликих підприємств, де одна людина відповідає за обидва напрямки.

Вигляд програми для користувача з правом доступу Кадровик-розраховувач

Старший кадровик

Профіль «Старший кадровик» також доступний лише у BAS Бухгалтерія КОРП. Він включає всі можливості профілю «Кадровик», а також надає доступ до налаштувань кадрового обліку.

Користувач з цим профілем може створювати та редагувати посади, підрозділи організації, налаштовувати види відпусток, а також працювати з іншими параметрами розділу «Настройки та довідники». Такий профіль підходить для спеціалістів, які не лише ведуть кадровий облік, а й відповідають за його налаштування.

Старший розраховувач

Профіль «Старший розраховувач» поєднує всі можливості профілю «Розраховувач» із правами на налаштування розрахунку заробітної плати.

Користувач може створювати та змінювати види нарахувань і утримань, налаштовувати формули розрахунку, показники, шаблони, ставки податків і внесків, способи відображення заробітної плати, графіки роботи, підрозділи організації та інші параметри розділу «Настройки та довідники». Цей профіль призначений для спеціалістів, які відповідають не лише за нарахування заробітної плати, а й за налаштування зарплатного обліку.

Старший кадровик-розраховувач

Профіль «Старший кадровик-розраховувач» — найширший серед усіх кадрових і зарплатних профілів у BAS Бухгалтерія КОРП. Він об'єднує можливості профілів «Старший кадровик» і «Старший розраховувач», надаючи повний доступ як до ведення кадрового обліку та розрахунку заробітної плати, так і до їх налаштування.

Такий профіль доцільно призначати користувачам, які повністю відповідають за кадровий і зарплатний блок підприємства та мають право змінювати параметри його роботи. За своїми можливостями він є аналогом профілю «Головний бухгалтер», але для кадрового обліку та розрахунку заробітної плати.

Як призначити профіль користувачу

Виконувати подібні налаштування може лише користувач з правами адміністратора. Щоб призначити профіль, переходимо в Адміністрування → Настройки користувачів і прав → Користувачі. Відкриваємо картку потрібного користувача, натискаємо «Права доступу» і вибираємо один або декілька профілів.

Одному користувачу можна призначити декілька профілів — їхні права складатимуться. Наприклад, якщо бухгалтеру потрібен доступ до зовнішніх обробок — додаємо профіль «Бухгалтер» і «Відкриття зовнішніх звітів та обробок».

Як призначити профіль користувачу

Після збереження налаштувань користувач під час наступного входу в програму бачитиме лише ті розділи, документи та довідники, до яких йому надано доступ. Інтерфейс автоматично підлаштовується під призначені права, тому працювати буде простіше й зручніше.

Використання профілів доступу дає змогу швидко налаштовувати права користувачів відповідно до їхніх посадових обов'язків, зменшує ризик помилок і забезпечує контроль над доступом до даних. Це один із найпростіших способів підтримувати порядок і безпеку роботи в BAS.

Для того, щоб налаштувати роботу в програмі та отримувати систематичні та кваліфіковані консультації - підключайте супровід від Актив-Софт

Вибрати тариф

Вікторія Пелешко

• Аналітик з практичним досвідом у сфері бухгалтерського обліку, зокрема у веденні обліку ФОП та роботі на підприємствах аграрного сектору. Наразі поглиблює свою експертизу за спеціальністю «Облік і оподаткування». Впевнено орієнтується у вимогах сучасного обліку.