Як змінити прізвище працівника у BAS УТП: покрокова інструкція

У житті трапляються ситуації, коли працівник змінює прізвище — наприклад, після укладення шлюбу чи з інших особистих причин. Важливо правильно відобразити ці зміни у BAS УТП, щоб уникнути плутанини в кадрових документах, нарахуванні зарплати та подальшій звітності.

Зміна у довіднику «Фізичні особи»

Щоб змінити прізвище у програмі, виконайте наступні кроки:

Перейдіть у меню: Працівники — Фізичні особи.

Знайдіть потрібну фізичну особу та двічі натисніть мишкою, щоб відкрити її картку.

На вкладці «Докладніше» введіть нове прізвище та вкажіть дату, з якої воно набрало чинності. (Скрін 2, 3)

Натисніть ОК — у картці зміниться ПІБ.

Після цього перевиберіть ім’я зі списку, щоб дані оновилися, і ще раз натисніть ОК.

Зміна у довіднику «Співробітники»

Після оновлення фізичної особи потрібно перевірити картку співробітника.

Перейдіть у меню: Працівники — Співробітники організацій.

Знайдіть потрібного співробітника та відкрийте його картку.

У полі «Найменування» змініть ПІБ, вибравши його зі списку.

Натисніть ОК, щоб зберегти зміни.

Чи потрібно показувати зміну прізвища у звітності

Додаток Д5

Додаток Д5 до об’єднаної звітності заповнюється лише у випадку певних подій, перелік яких визначено п. 5 розд. IV Порядку № 4:

• прийняття або звільнення працівника;
• переведення на іншу постійну роботу;
• переміщення між підрозділами;
• призначення на нову посаду;
• надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
• надання відпустки по догляду за дитиною.

Зміна прізвища не входить до цього переліку.

У Д5 зміну прізвища показувати не потрібно.

Додаток Д1

Щоб змінити прізвище працівниці в Реєстрі застрахованих осіб, роботодавцю достатньо при формуванні Об’єднаного звіту у додатку Д1 навести її нове прізвище (у гр. 11). Так потрібно зробити в документах за місяць, в якому було видано наказ (розпорядження) про внесення змін до облікових документів підприємства, та у всіх додатках Д1 за наступні місяці. Пенсійний фонд використовує дані про фізичну особу саме з останнього звіту, поданого страхувальником.

Додаток 4ДФ

У 4ДФ працівників ідентифікують за податковим номером, а не за прізвищем.

Тож, зміну прізвища у 4ДФ показувати не потрібно. Працівник самостійно оновлює дані у податковій та отримує нову картку платника податків.

Якщо зарплата виплачується на картку, працівник повинен замінити банківську картку, бо дані банку повинні збігатися з новим прізвищем.

Зміна прізвища у BAS УТП — нескладна процедура, головне внести коректні дані у довідниках «Фізичні особи» та «Співробітники». У звітності ж особливих додаткових дій не потрібно: у Д5 та 4ДФ зміни не відображаються, а в Д1 достатньо вказати нове прізвище починаючи з місяця, коли набрав чинності наказ. Решту оновлень (у податковій та банку) працівник виконує самостійно.

Ведете облік торгового підприємства та маєте бажання виконувати всі операції автоматично? Розгляньте можливості BAS УТП: це комплексне рішення для автоматизації всіх ключових процесів вашого бізнесу: від закупівель і складу до фінансів, зарплати й регламентованої звітності.

Подивитись функціонал програми

Юлія Колосова

• Аналітик програмних рішень BAS. Завдяки десятирічному досвіду роботи та поєднанню глибоких знань облікових процесів ефективно допомагає знаходити оптимальні рішення для автоматизації бізнесу.