Виконавчі листи в BAS УТП: розрахунок, обмеження, налаштування

У роботі бухгалтера ситуації з виконавчими листами виникають регулярно: аліменти, штрафи, рішення суду щодо заборгованостей. Помилки в таких розрахунках можуть призвести не лише до некоректних виплат, а й до претензій з боку контролюючих органів.

У BAS УТП цей процес можна організувати системно: з автоматичними розрахунками, контролем обмежень і коректним відображенням в обліку. Розглянемо, як це працює на практиці та на що звернути увагу під час налаштування.

Що таке виконавчий лист

Виконавчий лист — це документ, на підставі якого роботодавець зобов’язаний утримувати із заробітної плати працівника визначені суми (аліменти, штрафи, заборгованість за рішенням суду тощо) та перераховувати їх отримувачу.

На практиці це означає регулярні нарахування, які мають виконуватись точно та в межах встановлених обмежень.

У BAS УТП облік виконавчих листів дозволяє автоматизувати:

• розрахунок утримань із заробітної плати;
• контроль граничних розмірів утримань;
• формування бухгалтерських проведень;
• відображення утримань у зарплатних і бухгалтерських звітах.

Нормативні обмеження

Перед налаштуванням важливо врахувати законодавчі обмеження, адже саме вони визначають, яку частину доходу можна утримувати і в якому порядку виконуються такі операції.

Під час налаштування виконавчих листів необхідно враховувати вимоги законодавства:

• загальний розмір утримань — не більше 50 % доходу працівника;
• у випадках аліментів або відшкодування шкоди — до 70 %;
• утримання здійснюються після утримання ПДФО та військового збору;
• утримання проводяться лише з доходів, з яких це дозволено законодавством.

Налаштування виду утримання

Щоб система коректно виконувала розрахунки, необхідно заздалегідь налаштувати відповідний вид утримання або перевірити вже існуючий. Перед введенням виконавчого листа необхідно перевірити або створити відповідний вид утримання.

Меню: Операції — План видів розрахунку — Утримання

Вибираємо вид утримання, який будемо використовувати, наприклад «Утримання за виконавчим листом (відсотком)».

У картці виду утримання необхідно:

• визначити спосіб розрахунку (відсоток або фіксована сума);
• вказати базу для розрахунку;
• перевірити спосіб відображення в бухгалтерському обліку та рахунки обліку.

Введення виконавчого листа

Перед створенням самого документа важливо підготувати довідкову інформацію, яку система буде використовувати при розрахунках. Зокрема, для аліментів необхідно внести дані про дітей у картці фізичної особи — саме ці відомості впливають на коректність нарахувань і подальших утримань.

Перед введенням документа необхідно внести інформацію про дітей у картці фізичної особи (для аліментів).

Меню: Довідники — Кадрові документи — Фізичні особи

Заповнюємо дані про дитину та рік народження. 

Після цього створюємо документ «Виконавчий лист».

Меню: Документи — Розрахунок зарплати — Виконавчі листи

У документі вносяться:

• дані працівника;
• номер і дата виконавчого листа;
• дані отримувача коштів;
• період дії;
• спосіб утримання (відсоток або сума);
• гранична сума (за потреби);
• спосіб перерахування коштів.

Після проведення документа він автоматично братиме участь у розрахунку заробітної плати.

Розрахунок заробітної плати з виконавчими листами

Після внесення всіх необхідних даних система бере на себе основну частину розрахунків і контролює дотримання встановлених обмежень. Це дозволяє уникнути помилок при нарахуванні та правильно розподілити утримання.

Під час проведення документа «Нарахування зарплати» система:

• визначає дохід, з якого дозволено здійснювати утримання;
• контролює максимальний відсоток утримань;
• автоматично зменшує суму утримання у разі перевищення ліміту;
• розподіляє утримання між декількома виконавчими листами з урахуванням черговості.

На вкладці «Утримання» відображається сума, утримана за виконавчим листом.

Коректність утримань перевіряємо за допомогою оборотно-сальдової відомості.

Виплата та закриття заборгованості

Наступний етап після нарахування та утримання сум — їх фактичне перерахування отримувачам. Саме на цьому етапі завершується цикл роботи з виконавчими листами та закривається заборгованість перед отримувачем.

Перерахування коштів одержувачам здійснюється через:

• платіжні доручення;
• касові документи.

У нашому випадку — через платіжні доручення.

Меню: Довідники — Грошові кошти — Банк — Платіжні доручення (вихідні)

Створюємо платіжне доручення, заповнюємо всі реквізити та проводимо документ.

Заборгованість за виконавчими листами контролюється за допомогою звітів.

Звіти за виконавчими листами

Наступним етапом після проведення нарахувань і виплат буде контроль коректності утримань і стану розрахунків. Для цього в системі передбачено декілька звітів, які дозволяють перевірити як окремі нарахування, так і загальну заборгованість.

Для контролю рекомендується використовувати:

• розрахунковий лист працівника;
• аналіз утримань;
• заборгованість за виконавчими листами;
• оборотно-сальдову відомість за відповідними рахунками.

Який рахунок використовувати: 685 чи 377

Вибір рахунку залежить від суті операції та того, як саме відображаються розрахунки у вашому обліку. На практиці це питання виникає доволі часто, адже обидва варіанти можуть застосовуватись, але в різних ситуаціях.

Варіант 1
Рахунок 685 «Розрахунки з іншими кредиторами»

Рекомендований у більшості випадків, коли:

• підприємство тимчасово утримує кошти;
• є чітко визначений отримувач (одержувач аліментів, виконавча служба);
• відсутня дебіторська заборгованість працівника.

Це найпоширеніший та найбезпечніший варіант.

Варіант 2
Рахунок 377 «Розрахунки з іншими дебіторами»

Використовується, коли:

• виникає заборгованість працівника (наприклад, при недостатньому доході);
• необхідно обліковувати борг до повного погашення;
• такий підхід передбачений обліковою політикою підприємства.

На практиці часто застосовується рахунок 377 з аналітикою за отримувачами.

Облік виконавчих листів — це не просто технічна частина розрахунку зарплати, а зона підвищеної відповідальності. Тут важлива точність, дотримання обмежень і своєчасність кожної операції.

BAS УТП дозволяє системно організувати цей процес: від налаштування утримань до контролю виплат і формування звітності. У результаті ви працюєте без ручних перевірок кожного розрахунку і зменшуєте ризик помилок, які можуть вплинути на фінансові результати та взаєморозрахунки.

Але це лише одна з ділянок, яку можна впорядкувати.

BAS УТП допомагає автоматизувати облік у цілому: об’єднати кадрові, зарплатні та бухгалтерські процеси в єдиній системі, зменшити ручну роботу та працювати з даними без дублювання і втрат.

Дізнатися більше про BAS УТП

Якщо ви працюєте з обліком щодня — важливо, щоб система не ускладнювала процеси, а спрощувала їх. BAS УТП саме про це.

Юлія Колосова

• Аналітик програмних рішень BAS. Завдяки десятирічному досвіду роботи та поєднанню глибоких знань облікових процесів ефективно допомагає знаходити оптимальні рішення для автоматизації бізнесу.