Оформлення співробітників у бюджетних установах: практична інструкція

Початок трудових відносин — це перший і визначальний крок, з яким стикається кожен роботодавець під час прийняття нового працівника. Саме правильне оформлення цих відносин є запорукою дотримання трудового законодавства та захисту прав обох сторін.

Подання документів працівником

Згідно зі статтею 24 Кодексу законів про працю України, особа, яка укладає трудовий договір, зобов’язана надати роботодавцю паспорт або інший документ, що посвідчує особу. Також подається трудова книжка (за наявності) або відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

У передбачених законодавством випадках працівник додатково подає документи:

• про освіту (спеціальність, кваліфікацію);
• стан здоров’я;
• відповідні військово-облікові документи та інші документи, необхідні для працевлаштування.

Особа, яка працевлаштовується вперше, має право вимагати оформлення трудової книжки.

Про намір вступити в трудові відносини працівник заявляє шляхом подання роботодавцю власноруч написаної заяви, яка є підставою для подальшого оформлення трудового договору.

Далі покроково покажемо, як відобразити ці дії у програмі Облік бюджетної установи.

Шлях до документа прийом на роботу: Підсистема Кадри — Документи — Прийом, переведення, звільнення.

Або інший шлях до документу: Підсистема Зарплата — Дані співробітників — Прийом, переведення, звільнення

Розглянемо, як створити сам документ прийом працівника на роботу у програмі Облік бюджетних установ. Натискаємо кнопку Створити прийом на роботу. Заповнюємо всі вкладки, підсвічені червоним (обов’язкове заповнення), тому що без цього документ неможливо провести.

Заповнюємо вкладку Основна.

Саме з вкладки Основна програма бере дані для розрахунку заробітної плати, тому важливо заповнити всі «вікна» в ній:

• вид тарифної ставки (погодинна оплата чи зміна);
• джерело фінансування;
• оклад;
• число ставок;
• графік роботи;
• категорія оподаткування (якщо працює людина з інвалідністю, в цьому вікні проставляємо працюючий інвалід);
• спосіб виплати (для відображення у відомості банку) та спосіб розрахунку авансу.

Заповнюємо вкладку Нарахування. В неї ми вносимо лише постійні нарахування та доплати, які не змінюються впродовж всього часу! Якщо є процентні показники, також сюди.

Заповнюємо вкладку Утримання. Тут вносяться дані, якщо працівник має постійні утримання — виконавчий лист, профспілкови внески або аліменти.

Укладення трудового договору та видання наказу

Працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця. Особі, яка переводиться з іншого підприємства, установи чи організації за погодженням між керівниками, не може бути відмовлено в укладенні трудового договору.

Трудовий договір укладається, як правило, у письмовій формі. Додержання письмової форми є обов'язковим:

1. При організованому наборі працівників;
2. При укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров'я;
3. при укладенні контракту;
4. У випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору у письмовій формі;
5. При укладенні трудового договору з неповнолітнім;
6. При укладенні трудового договору з фізичною особою (про дистанційну роботу або надомну роботу та з нефіксованим робочим часом).
7. В інших випадках, передбачених законодавством України.

Розглянемо приклад прийняття працівника на умовах трудового договору ЦПХ в програмі Облік бюджетної установи.

Шлях до створення документу договір ЦПХ та Акт виконаних робіт у програмі: Підсистема Зарплата — Первинні документи — Договори.

Заповнюємо всі вкладки в документі.

У вікні — Категорія оподаткування обов’язково проставляємо Особи, які працюють за угодами ЦПХ.

Дата початку і дата закінчення договору може бути різною — в залежності від того, на який термін укладений договір ЦПХ. Також програма дозволяє вибрати спосіб оплати за цим договором: одноразово в кінці строку або за актом виконаних робіт. У вікні нарахування ставимо Оплата за договором підряду.

На підставі договору ЦПХ в документі договір можемо створити Акт виконаних робіт для оплати співробітнику зарплати (цей акт ми можемо потім підтягнути у відомість на виплату). Період реєстрації і період дії показує у якому місяці буде виплата заробітної плати за договором ЦПХ. Якщо у вікні Виплата ви виберете опцію заробітна плата, ця сума підтягнеться у відомість на виплату заробітної плати в кінці місяця.

Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу, як правило, містить:

• назву професії (посади);
• кваліфікацію;
• дату початку роботи;
• умови оплати праці (типова форма такого наказу затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489).

Також у ньому може бути зазначена умова про випробування (стаття 26 КЗпП).

Як правило, працівник ознайомлюється з наказом про прийняття на роботу під особистий підпис. Після видання такого наказу роботодавцем на вимогу працівника вноситься до трудової книжки запис про прийняття на роботу.

Наказ у програмі Облік бюджетної установи можно роздрукувати з документу прийом на роботу співробітника.

Правильне оформлення трудових відносин та своєчасне внесення всіх даних до програми Облік бюджетної установи забезпечують чіткий кадровий облік і коректний розрахунок заробітної плати. Дотримання вимог законодавства у поєднанні з грамотним веденням документації в програмі допомагає уникнути помилок, спростити роботу кадрової служби та забезпечити прозорість трудових процесів у вашій установі.

Програма Облік бюджетних установ — це сучасне програмне забезпечення для автоматизації бухгалтерського, фінансового та кадрового обліку в бюджетних організаціях, яке дозволяє вести розрахунок зарплати, формувати регламентовану звітність та контролювати грошові потоки у зручному і прозорому середовищі. Цей інструмент значно спрощує щоденну роботу бухгалтерів і спеціалістів з кадрових питань, допомагаючи повністю перейти від паперового обліку до цифрового та уникати типових помилок.

Дізнатися більше про програму

Ольга Носач

• Бухгалтер з 18-річним досвідом роботи. Консультант-аналітик з програмного забезпечення для бюджетних та комунальних установ.