Учет IT продукции, доступа к программному обеспечению и онлайн-сервисам

Условные сокращения:

ПО – программное обеспечение;
НМА – нематериальный актив;
П(С)БУ 8 – Положение (Стандарт) бухгалтерского учета №8 «Нематериальные активы»;
НКУ – Налоговый Кодекс Украины;
ЧПУ – числовое программное управление.

Для правильной организации учета нужно четко отдавать себе отчет, что компьютерные программы, доступ к программному обеспечению или онлайн сервисам являются объектом интеллектуальной собственности, точнее, авторского права. То есть приобретение программного продукта дает те или иные права по их использованию, а материальный учетный объект при этом отсутствует.

И здесь очень важно внимательно ознакомиться с условиями договора, поскольку от этого напрямую зависит, как будет производиться учет: нематериальный актив, расходы будущих периодов или обычные текущие расходы? Разобраться с вопросом попробуем в статье.

Условия приобретения ПО или доступа к сервисам

Приобретение или доступ к программному обеспечению может осуществляться несколькими способами.

1-й вариант

Предприятие заказывает у ІТ-компании разработку индивидуального программного продукта, учитывающего все особенности осуществления его производственной, коммерческой или хозяйственной деятельности. В этом случае при покупке программного обеспечения авторские права могут переходить к заказчику.

Такая услуга индивидуальна, поэтому и будет стоить дорого. ПО становится нематериальным активом с последующим начислением амортизации.

2-й вариант

Предприятие приобретет у ІТ-компании один экземпляр компьютерной программы. Это может быть локальная версия на одно рабочее место или сетевая, что позволяет нескольким пользователям работать в программе одновременно.

Покупатель получает простую неисключительную лицензию, дающую право на инсталляцию и запуск программы на ЭВМ. При этом разработчик передает или загружает самостоятельно установочный файл.

Оплата за такую операцию производится единовременно (паушальный платеж), а все обновления производятся за дополнительную плату.

Паушальный платеж – одноразовый платеж, составляющий фиксированную сумму и не зависящий от объемов производства (продажи) продукции (товаров, работ, услуг) с использованием объекта права интеллектуальной собственности.

Есть много споров относительно того, определять ли такое приобретение как нематериальный актив, или относить на расходы будущих периодов.

В консультации ЗІР, подкатегория 102.05. налоговикам было предоставлено разъяснение, что компьютерные программы – это нематериальный актив, который следует различать по следующим вариантам:

1. Приобретение ограниченного количества копий компьютерной программы и использование их исключительно по прямому функциональному назначению.
   
   В таком случае покупатель является конечным потребителем, а НМА следует относить к шестой группе.
2. Получение прав собственности на программную продукцию. Такое ПО является нематериальным активом пятой группы.

В первом случае целесообразно использовать субсчет 127 «Прочие нематериальные активы», во втором – 125 «Авторские права и смежные с ними права».

3- вариант

Это так называемая аренда программы. При этом предприятие получает доступ к программному обеспечению, которое и есть готовым облачным решением, на срок, определенный в договоре и за который произведена оплата.

Этот вариант актуален в нынешних условиях, когда дистанционная работа становится самой распространенной. База данных в таком случае хранится на серверах в интернете, вход в программу может быть осуществлен с любой точки мира. Основанием доступа к программе является лицензия (оферта), которая включает не только возможность использования, но и техническую поддержку, защиту данных и автоматическое обновление в случае изменения законодательства.

Рассмотрим, как будет вестись учет с использованием «BAS Бухгалтерия» в каждом из вариантов.

Учет программного обеспечения как нематериального актива на разных этапах его жизненного цикла

Учет нематериальных активов регламентируется П(С)БУ 8 «Нематериальные активы», а их налогообложение – Налоговым Кодексом.

Нематериальные активы учитываются в составе внеоборотных активов.

Определение внеоборотных активов в экономическом смысле в П(С)БУ и НКУ несколько отличаются, но общими признаками внеоборотных активов являются:

• многократное участие в процессе хозяйственной деятельности;
• срок использования больше года;
• перенос стоимости на продукт или затраты постепенно в виде амортизации.

Учет программного обеспечения как нематериального актива имеет четыре этапа, составляющих жизненный цикл внеоборотного актива.

На каждом этапе предусмотрен свой документооборот. При осуществлении учета в «BAS Бухгалтерия» нужно соблюдать определенные правила:

1. Вести учет необходимо только с помощью специального документооборота подсистем, без использования документа «Операция». К примеру, документ «Акт ввода в эксплуатацию» делает движение в 18 регистрах, поэтому замещать его ручным вводом операций нет смысла.
2. Информация об объектах учета хранится в служебных регистрах сведений, ручная корректировка которых не всегда возможна.
3. Для смены учетных параметров предусмотрены специальные документы.

Учет на этапе закупки

На этапе закупки формируется начальная цена актива. Он еще не является НМА и капитальными инвестициями, которые учитываются на счете 15.

Все расходы, связанные с приобретением, доставкой, монтажом (установкой на ЭВМ), отладкой и тестированием должны быть отнесены на первоначальную стоимость программного обеспечения.

Начальная стоимость нематериальных активов определяется на счете 1541 «Приобретение нематериальных активов» как сумма покупной стоимости объекта и дополнительных расходов на его приобретение и отражается с помощью документа «Поступление НМА».

Принятие к учету

Второй этап свидетельствует, что капитальные инвестиции становятся непосредственно нематериальным активом. Именно в этот момент начинается перенос его стоимости на продукцию или затраты, то есть начинается начисление амортизации.

Если ПО – числовое программное обеспечение управления производственным оборудованием, амортизация относится к производственной себестоимости. Если, например, это бухгалтерская или управленческая программа, то амортизация – это административные расходы.

Но следует помнить, что, если программное обеспечение является неотъемлемой частью оборудования, его учитывают в составе основного средства. Например, при поступлении оборудования со встроенным программным обеспечением (производственное оборудование с ЧПУ или компьютер с лицензионными программами).

На этом этапе оформляется документ «Принятие к учету нематериальных активов», который можно создать на основании «Поступления НМА» или отдельно в разделе «ОС и НМА».

При проведении документа «Принятие к учету нематериальных активов» формируются проводки по списанию первоначальной стоимости объекта по кредиту счета учета вложений в нематериальные активы в дебет счетов НМА.

Таким образом, при принятии компьютерной программы к учету определяется ее первоначальная стоимость, а также некоторые другие параметры:

• способ начисления амортизации;
• способ отражения затрат по начисленной амортизации;
• счет учета начисленной амортизации;
• материально-ответственное лицо;
• подраздел.

Учет в процессе эксплуатации

Третий этап – это учетные записи в процессе эксплуатации нематериального актива. К этому этапу относится начисление амортизации и модернизация.

Для начисления амортизации НМА предусмотрено несколько методов, но для программного обеспечения чаще используются прямолинейный, что заключается в равномерном разделении стоимости ПО по периодам его использования.

Если программное обеспечение связано с производственным оборудованием, а амортизация начисляется производственным методом, предварительно следует указать объем продукции, произведенной в текущем месяце. Для этого предусмотрен документ «Выработка НМА».

Расходы по амортизации ПО могут быть распределены по нескольким направлениям и статьям расходов. В справочнике способов отражения затрат по амортизации ведется список возможных способов отнесения амортизационных начислений на расходы. К примеру, определяют способ, при котором сумма амортизации будет распределяться между несколькими подразделениями в определенной пропорции.

Способ отображения затрат по амортизации, определенный в момент принятия программного обеспечения к учету, может изменяться в течение срока полезного использования объекта. Для регистрации этого изменения в типовой конфигурации назначен документ «Изменение отображения амортизации НМА».

Расчет суммы амортизации в бухгалтерском и налоговом учете производится автоматически при проведении документа «Закрытие месяца». Сумма, рассчитанная для каждого объекта ПО, списывается с кредита счета учета начисленной амортизации в дебет счетов, определенных выбранным способом отражения расходов по амортизации.

При эксплуатации с программным обеспечением могут происходить различные события: модернизация (расширение функционала ПО), консервация (в случае, если ПО не планируется использовать определенное время), перевод на другой участок или передача другому материально-ответственному лицу.

Модернизация программного обеспечения может происходить при разных потребностях предприятия.

Пример 1

Программа была приобретена для ведения финансового учета, а предприятию нужно добавить еще управленческий учет или бюджетирование.

Пример 2

Предприятию нужно вести учет в двух единицах измерения – шт. и кв.м; литры и кг и т.д.

Эти события могут изменять стоимость ПО или срок его использования и влияют на суммы амортизации и расходы, связанные с их эксплуатацией.

Такие изменения программного обеспечения отражаются в документе «Модернизация НМА».

В шапке документа в поле «Объект строительства» указывается программное обеспечение, на котором накоплена сумма затрат по модернизации. Расходы накапливаются на счете 1542 г. «Изготовление нематериальных активов». На закладке «Нематериальные активы» необходимо указать этот счет и определить перечень модернизируемого программного обеспечения. Накопленная сумма модернизации будет равномерно отнесена к стоимости ПО, перечисленных в табличной части.

При модернизации могут изменяться параметры учета программного обеспечения. К примеру, увеличен срок эксплуатации ПО и установлены новые параметры для расчета амортизации.

Учет в процессе эксплуатации

Последний этап жизненного цикла – это выведение из учета. Программные продукты подлежат списанию в результате двух видов событий.

Первое событие – ликвидация, когда ПО потеряло свои потребительские свойства или истек срок полезного использования.

Второе событие – реализация, когда предприятие приняло решение, что такой актив не нужен и его можно продать (при условии, что ПО было приобретено вместе с авторскими правами).

При прекращении использования программного обеспечения его стоимость и начисленная амортизация подлежат списанию. Для отражения этой операции назначен документ «Списание НМА», при проведении которого формируются соответствующие бухгалтерские проводки.

Остаточная стоимость объекта относится к неоперационным расходам, а точнее – к расходам на списание внеоборотных активов. Конкретный счет учета расходов по списанию остаточной стоимости может быть изменен в форме документа.

При проведении документа выполняется запись в регистр «Состояние НМА» организаций, в качестве нового состояния записывается состояние «Списано».

При выбытии ПО, связанном с передачей права на его использование другой организации, применяется документ конфигурации «Передача НМА».

Учет доступа к программному обеспечению и онлайн-сервисам

Наиболее распространенным примером такой операции является право использования программных продуктов M.E.doc, ЛИГА, аренда облачных бухгалтерских программ и другие. Оплата производится за доступ к ПО периодически (месяц, квартал, полгода, год).

Предприятие получает услугу доступа к этим сервисам, поэтому для учета это будут обычные расходы. Если оплата – помесячная, будут использоваться счета расходов в зависимости от места их осуществления – Дт 23, 91, 92, 93, 94 в корреспонденции со счетом 631 или 685.

Если оплата будет произведена за более длительное время, пользователь получит «Акт приймання-передачі права користування онлайн-сервісом (програмним забезпеченням)» и будет использовать для учета расходов счет 39 «Расходы будущих периодов» с последующим распределением по периодам.

Для отображения таких расходов в справочнике следует внести соответствующий вид расходов будущих периодов.

При оплате такого доступа следует выбрать вид операции «Другое списание» и заполнить соответствующие данные.

Дальнейшее списание стоимости доступа к программному обеспечению и онлайн-сервисам будет осуществляться по схеме, указанной в справочнике расходов будущих периодов.

Выводы

1. Программное обеспечение может быть приобретено по разным вариантам, влияющим на организацию их учета.
2. ПО может учитываться как нематериальный актив или расходы будущих периодов.
3. Если программное обеспечение принято к учету в качестве нематериального актива, оно подлежит амортизации.
4. Учет программного обеспечения как нематериального актива имеет четыре этапа, которые составляют жизненный цикл внеоборотного актива. На каждом этапе предусмотрено свое документооборот. При осуществлении учета в «BAS Бухгалтерии» нужно соблюдать определенные правила.

ЛИЛИЯ БОДЕНЧУК

• Кандидат экономических наук, главный бухгалтер с 1991 года, финансовый директор с 2000 года, преподаватель экономических дисциплин, бухучета, налогообложения, финансового менеджмента.