Прострочена дебіторська заборгованість

Наявність дебіторської заборгованості – об’єктивна потреба господарської діяльності. Без неї не обходиться жодне підприємство. Але своєчасне погашення боргів спостерігається не завжди: ризик неповернення супроводжує багато угод.

Що входить в поняття дебіторської заборгованості, якою вона буває та як відображається в обліку більш детально розглянуто в статті «Облік дебіторської заборгованості в 1С:Підприємство 8. Бухгалтерія для України».

Що таке прострочена дебіторська заборгованість?

При укладанні договорів передбачається, що сторони будуть дотримуються всіх умов, але іноді виникають ситуації, коли «щось пішло не так», і дебіторська заборгованість із поточної перетворюється на прострочену.

Головним нормативним документом, що регламентує облік дебіторської заборгованості, є П(С)БО 10 «Дебіторська заборгованість», але в ньому відсутнє визначення терміну «прострочена» дебіторська заборгованість. Є поточна, довгострокова, безнадійна, також присутнє визначення «сумнівного боргу», а от терміну «прострочена дебіторська заборгованість» немає.

Лише для бюджетних установ такий термін зафіксовано в «Порядку бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ»:

Прострочена дебіторська заборгованість – дебіторська заборгованість, що виникає на 30-й день після закінчення терміну обов’язкового платежу згідно з укладеними договорами або якщо дата платежу не визначена після виписування рахунку на оплату.

Оскільки однозначне трактування «простроченої дебіторської заборгованості» існує тільки для бюджетних установ, підприємства можуть самостійно встановити критерії її визнання та закріпити їх в наказі про облікову політику.

Таким критерієм може стати строк непогашення заборгованості за відвантажену продукцію (товар, послуги) в днях або кількість несплачених в строк рахунків одним дебітором.

Коли виникає прострочена дебіторська заборгованість?

Вона виникає:

• у разі, коли підприємство відвантажило продукцію/товар (надало послуги), а покупець своєчасно не розрахувався;
• у разі, коли підприємство здійснило передплату постачальнику, а терміни постачання товару/продукції або послуги порушені.

Невчасно повернена заборгованість для підприємства є найбільш небезпечною, оскільки майже не піддається прогнозуванню. Причини її виникнення можуть бути різними:

Де і як використовують інформацію про прострочену дебіторську заборгованість?

Для попередження фактів виникнення простроченої дебіторської заборгованості підприємство може використовувати такі інструменти як спостереження за дебітором, встановлення обмежень для відвантаження. Наприклад, не відвантажувати до моменту сплати минулої поставки.

На перший погляд, все це справи менеджерів, адже прострочена дебіторська заборгованість не є об’єктом бухгалтерського обліку. Але вона є джерелом інформації для контролю за розрахунками з контрагентами, а також інструментом для аналізу платоспроможності дебітора при формуванні резерву сумнівних боргів, про що більш детально можна прочитати в статті «Резерв сумнівних боргів».

Нагадаємо, що П(С)БО 10 рекомендує для формування резерву сумнівних боргів використовувати два методи:

• розрахунок абсолютної суми сумнівного боргу;
• використання коефіцієнтного методу, тобто розрахунок коефіцієнту сумнівності.

І, якщо розрахунок за другим варіантом робиться за певними формулами, то для першого варіанту вкрай необхідно відстежувати прострочену дебіторку.

Умови списання простроченої дебіторської заборгованості

Дебіторка з вичерпаним терміном позовної давності (прострочена і безнадійна до стягнення) не може знаходитися в складі оборотних активів, якщо:

• вона не відповідає критеріям активу;
• ймовірність погашення простроченого боргу мінімальна або нульова, тобто отримання компанією грошових коштів або іншої економічної вигоди малоймовірні;
• за нормами бухгалтерського і податкового обліку вона підлягає списанню.

Таким чином, дебіторська заборгованість з терміном позовної давності в балансі не відображається, і підлягає списанню на витрати або за рахунок резерву.

Списати її також потрібно у податковому обліку. І тут треба бути уважними, оскільки визнання безнадійної дебіторської заборгованості в П(С)БО та в ПКУ відрізняються.

Визначення безнадійної дебіторської заборгованості в П(С)БО є дуже лаконічним та містить два чинника:

• об’єктивний – минув строк позовної давності;
• суб’єктивний – є впевненість у її неповерненні, тобто має місце судження керівника щодо цього питання.

Податковий Кодекс дає доволі розгорнутий список випадків, коли дебіторська заборгованість може бути визнана безнадійною.

1. Спільним, і майже основним, критерієм в обох документах виступає випадок, коли минув термін позовної давності.
2. Прострочена заборгованість визнана сумнівною, також в балансі не відображається – в бухобліку непогашений і нічим не забезпечений борг підлягає обов'язковому резервуванню.
3. Створений резерв зменшує дебіторську заборгованість, яка відображена в балансі. Сума дебіторської заборгованості по рядку 1125 повинна бути відображена за мінусом сум резерву.

Щоб оцінити борг дебітора як сумнівний для цілей створення резерву необхідно:

• розробити і закріпити в обліковій політиці критерії віднесення боргів в розряд сумнівних;
• оцінку ймовірності погашення боргів проводити на регулярній основі на кожну звітну дату;
• при підвищенні ймовірності погашення боргу переглядати сумнівний борг за критеріями, коригувати суму резерву.

Відрахування в резерв – це інші витрати, і вони повинні відноситися на рахунок 944.

Алгоритм дій при списанні простроченої заборгованості

1 етап. Списання простроченої або безнадійної дебіторської заборгованості починається з інвентаризації розрахунків, проведення якої є обов’язковою дією перед складанням фінансової звітності. В ході інвентаризації виявляється заборгованість, стосовно якої минув строк позовної давності або тієї, що підпадає під «суб’єктивний» критерій.

2 етап. Прийняття рішення про списання. Його повинен прийняти керівник на основі результатів інвентаризації. Оформлюється наказом керівника.

3 етап. Оформлення списання безнадійної заборгованості в бухгалтерському обліку та звітності (фінансовій та податковій).

Загальноприйнята помилка: підприємство пропускає другий етап та здійснює списання на підставі бухгалтерської довідки. Тому радимо бухгалтерам залучитися підтримкою керівника в цьому питанні, а не брати всю відповідальність на себе.

Бухгалтерський облік списання простроченої дебіторської заборгованості

Порядок формування бухгалтерських записів при списанні простроченої «дебіторки» залежить від того, чи створювало підприємство резерв сумнівних боргів чи ні. Докладніше про облік сумнівних боргів.

Розглянемо на прикладі:

В ході інвентаризації виявлено прострочену дебіторську заборгованість, термін позовної давності якої вже минув, в сумі 25 000 грн.

1-й варіант Резерв сумнівних боргів створено в сумі 21 000 грн.

2-й варіант Резерв сумнівних боргів створено в сумі 30 000 грн.

3-й варіант Резерв сумнівних боргів не створено.

4-й варіант Виявлено помилку, коли прострочена дебіторська заборгованість (безнадійна) виникла в минулому періоді, але списана не була.

Відображення в обліку:

ПДВ при списання простроченої дебіторської заборгованості

При списанні простроченої дебіторської заборгованості підприємству слід приділити увагу двом податкам: ПДВ та податку на прибуток.

Розглянемо їх на прикладах:

Приклад 1. Дебіторська заборгованість за відвантажену продукцію (товари, послуги).

Підприємство відвантажило товари, зареєструвало податкову накладну, але оплату так і не отримало. При списанні такої дебіторської заборгованості коригування податкових зобов’язань не передбачено

Приклад 2. Дебіторська заборгованість по наданих авансах.

Підприємство здійснило передплату або отримало податковий кредит, але товар так і не отримало. Строк позовної давності минув.

Позиція ПКУ наступна: товар отриманий не був, тобто в господарській діяльності не використаний, тому при списанні заборгованості потрібно нарахувати податкові зобов’язання (ст. 198.5 ПКУ).

Якщо підприємством було перераховано передоплату неплатнику ПДВ, податкові зобов’язання не нараховуються.

Податок на прибуток и прострочена дебіторська заборгованість

При складанні Декларації з податку на прибуток слід зробити відповідні коригування, але тільки для підприємств, які подають разом із Декларацією розрахунок РІ (податкові різниці). Ситуація врегульована статтею 139 ПКУ, де визначено, як відобразити збільшення (п.139.2.1.) або зменшення (п.139.2.2.) такого коригування фінансового результату до оподаткування. Таким чином, в додатку РІ мають місце чотири податкові різниці.

Всі податкові розрахунки стосуються тільки тієї простроченої заборгованості, яка визнається безнадійною.

І ще декілька слів про терміни позовної давності: його продовжено на період карантину. Це слід враховувати при проведенні інвентаризації дебіторської заборгованості.

Висновок

Дебіторська заборгованість потребує пильної уваги. На прострочену треба звернути ще більшу увагу. Менеджери повинні турбуватися про своєчасне стягнення боргів, а бухгалтери – про своєчасне їх списання.

ЛІЛІЯ БОДЕНЧУК

• Кандидат економічних наук, головний бухгалтер з 1991 року, фінансовий директор з 2000 року, викладач економічних дисциплін, бухобліку, оподаткування, фінансового менеджменту.