Учет автомобиля в BAS 8 (часть 2)

В продолжение статьи “Учет автомобиля в BAS 8” рассмотрим вопросы, связанные с техническим обслуживанием, текущим ремонтом и модернизацией автомобиля. Также остановимся на операциях, связанных с выбытием автомобиля из предприятия.

1. Операции по содержанию и эксплуатации автомобиля в BAS 8

Предприятие обязано поддерживать рабочее состояние автомобиля для его безопасной эксплуатации. С этой целью проводят техническое обслуживание (ТО) и ремонты разных видов. Кроме этого, содержание автомобиля связано с постоянным обеспечением его горюче-смазочными материалами, необходимыми запчастями и т.д. Остановимся подробнее на некоторых из этих операций.

1.1. Расходы на горюче-смазочные материалы

В зависимости от способа взаиморасчетов с контрагентами и условий поставки поступление топлива в предприятие оформляем одним из документов: “Поступление товаров и услуг” или “Авансовый отчет”. Для отражения в учете используем счет бухгалтерского учета 203 “Топливо”.

Списание ГСМ целесообразно отражать с помощью документа “Требование- накладная”. (раздел “Склад”). Заполняя документ, укажите счет затрат согласно целей использования автомобиля в предприятии.

Эти же документы используем при замене запасных частей автомобиля.

1.2. Техническое обслуживание автомобиля

Расходы на проведение ТО транспортного средства относятся к расходам текущего периода. Рассмотрим для примера операции по замене масла, выполненные сторонней организацией.

После выполнения работы исполнителем предоставлен акт выполненных работ, который оформляем в программе документом “Поступление товаров и услуг”.

Заполняем ячейки закладки “Услуги” следующими данными:

1. В поле “Номенклатура” выберем созданную услугу из справочника “Номенклатура”.
2. Укажем количество, цену без НДС и ставку НДС.
3. Сумма без НДС, сумма НДС и всего будут рассчитаны автоматически.
4. Выберем счет, в который будут отнесены расходы, исходя из назначения использования автомобиля в предприятии.
5. Детализируем аналитику по подразделению и статьям расходов в колонке “Субконто”.

Движение документа после проведения отражает отнесение суммы полученной услуги в состав расходов текущего периода.

1.3. Ремонт автомобиля

Одним из важных моментов эксплуатации автомобиля является своевременное проведение ремонтов: текущего или капитального.

Смоделируем ситуацию, когда текущий ремонт транспортного средства выполняет сторонняя организация. Отражаем эти операции в два этапа:

1. Приобретаем услуги по ремонту и отражаем их в программе с помощью документа “Поступление товаров и услуг” с видом операции “Объекты строительства”.

Заполняя табличную часть документа на закладке “Объекты строительства”, необходимо выбрать созданный ранее элемент из справочника “Объекты строительства”. Затем указать статью затрат из одноименного справочника. Из Плана счетов БУ выбрать счет учета затрат по ремонту ОС ― 235 “Обслуживание и ремонт необоротных активов”. Пример заполненного документа на рисунке ниже:

Проведенный документ сформирует следующие проводки:

2. На следующем этапе формируем документ “Модернизация и ремонт ОС” (раздел “ОС и НМА» ― “Учет основных средств”) с видом улучшения “Ремонт”.

Остановимся на заполнении ячеек документа.

В поле “Объект строительства” выберем созданный нами ранее элемент из справочника “Объекты строительства”. Происходящее событие ― “Модернизация и ремонт”.

В табличной части документа на закладке “Основные средства” заполняем следующую информацию:

• “Счет объекта строительства” ― 235;
• “Общая сумма” будет заполнена автоматически после нажатия на кнопку “Рассчитать суммы”;
• При необходимости поставьте отметку “Использовать общий способ отражения расходов” и укажите его или иной способ, выбрав из справочника “Способы отражения расходов”;
• По кнопке “Добавить” внесите информацию о ремонтируемом автомобиле;
• Воспользуйтесь кнопкой “Заполнить” для автоматического заполнения колонки “Сумма улучшений”.

После проведения документа сумма ремонта будет отнесена в тот же счет затрат, который определен, исходя из назначения автомобиля.

1.4. Модернизация автомобиля

Операции по модернизации автомобиля сходны с операциями по ремонту, однако имеют свои отличия в связи с тем, что расходы на капитальный ремонт в отличии от расходов по текущему ремонту увеличивают первоначальную стоимость ОС и отражаются на счете 1522 “Изготовление и модернизация основных средств”. Этот счет следует указать при создании нового элемента в справочнике “Объекты строительства”:

Получение услуг по модернизации автомобиля от поставщика оформляем документом “Поступление товаров и услуг” с видом операции “Объекты строительства”. При заполнении документа убедитесь, что счет учета указан 1522.

Завершение капитального ремонта отражаем документом “Модернизация и ремонт ОС” с видом улучшения “Модернизация”. Табличная часть документа будет соответствовать выбранному виду улучшения, однако порядок заполнения документа ничем не отличается от его заполнении при проведении текущего ремонта:

После проведения документа сумма капитального ремонта будет отнесена в увеличение первоначальной стоимости:

2. Выбытие автомобиля из предприятия

Документы, о которых будет идти речь в этой части статьи, находятся в разделе “ОС и НМА” подразделе “Выбытие основных средств”.

2.1. Продажа автомобиля

Для оформления операций по продаже основных средств в программе предназначен документ “Передача ОС”. Он может быть создан как самостоятельный документ, так и на основании документа “Подготовка к передаче ОС”. Рассмотрим второй вариант и создадим в программе документ “Подготовка к передаче ОС”. Он используется в том случае, если основное средство признано подготовленным к продаже и будет отражено на счете 286 “Необоротные активы и группы выбытия, удерживаемые для продажи”.

При заполнении документа выберите транспортное средство, которое определено для продажи. Для это воспользуйтесь одной из кнопок: “Добавить” или “Подбор”. Затем заполните информацию об основном средстве (кнопка “Заполнить”). Кроме отражения информации о первоначальной и остаточной стоимости ОС в бухгалтерском и налоговом учете, в документе будет автоматически рассчитана амортизация за текущий месяц.

В результате проведения документа будут сформированы проводки по начислению и списанию амортизации, а также списанию остаточной стоимости ОС:

На основании документа “Подготовка к передаче ОС” создадим документ “Передача ОС”. Документ будет частично заполнен, но дополнительно внесем следующую информацию:

• В шапке документа заполним поле “Контрагент”.
• На закладке “Основные средства” укажем сумму продажи без НДС, ставку НДС и схему реализации. Все остальные ячейки будут заполнены автоматически по данным документа “Подготовка к передаче ОС” или расчетным путем в самом документе “Передача ОС”.
• Закладка “Счета расчетов” будет заполнена автоматически на основании регистра сведений “Счета расчетов с контрагентами”.
• На закладках “Дополнительно”, “Комиссия” и “Печать накладной” внесем сведения для заполнения печатных форм документов “Расходная накладная” и типовая форма ОЗ-1 “Акт приема-передачи основных средств”. Обе печатные формы доступны в документе по кнопке “Печать”.

После проведения документа будут сформированы проводки согласно правилам отражения операций по продаже ОС в бухгалтерском учете:

2.2. Списание автомобиля

В случае выбытия автомобиля в связи с моральным или физическим износом, а также в случае ликвидации при чрезвычайной ситуации такие операции оформляют документом “Списание ОС”.

Информация, которую необходимо внести, понятна из названий ячеек для заполнения:

• В шапке документе укажите причину списания. Для этого создайте необходимый элемент в справочнике “Причины списания”.
• В поле “Событие ОС” выберите “Списание”.
• Закладку “Основные средства” табличной части документа заполните, использовав одну из кнопок “Добавить” или “Подбор”, а затем нажмите кнопку “Заполнить”. После этих действий в документе будут указаны первоначальная стоимость, остаточная стоимость и начисленная амортизация.
• На закладке “Дополнительно” автоматически указан счет списания 976 “Списание необоротных активов”. Статью неоперационных расходов создайте или выберите уже ранее созданную из одноименного справочника.
• Выберите состав комиссии для заполнения типовой формы ОЗ-3 “Акт на списание основных средств”. Печатная форма акта доступна из документа “Списание ОС” по кнопке “Печать”.

Пример заполненного документа на рисунке ниже:

После проведения документа остаточная стоимость транспортного средства будет списана следующей проводкой:

Дт 976 “Списание необоротных активов” Кт 105 “Транспортные средства”.

Обратите внимание, что если списание ОС происходит по решению налогоплательщика, а не вследствие чрезвычайных обстоятельств, то для корректировки НДС создаем налоговую накладную вводом на основании документа “Списание ОС”.

В завершение статьи акцентируем внимание, что создание платежных и налоговых документов по приведенным операциям необходимо выполнять согласно хронологии операций и соблюдая правило первого события.