Заказы покупателей в “Управління торговим підприємством”

В статье рассмотрено заполнение основных документов, связанных с управлением заказами покупателей в УТП.

Одна из возможностей управленческого учета в конфигурации “Управління торговим підприємством” ― это управление заказами покупателей. Умение работать с документами, позволяющими создавать, корректировать, закрывать заказы покупателей, необходимо каждому пользователю программы.

Все документы, о которых будет идти речь в этой статье, находятся в меню “Документы” ― раздел “Продажи”.

1. Как создать заказ покупателя

Документ “Заказ покупателя” служит для регистрации предварительной договоренности по приобретению товаров, которая заключена между предприятием и покупателем или комиссионером. В заказ могут быть включены товара из наличия на складах или те, которые зарезервированы в заказах поставщиков. Если речь идет о резерве запасов на складе, тогда следует указать склад в столбце “Размещение” табличной части документа:

Если же товар размещен в “Заказе поставщика”, тогда укажем конкретный заказ в поле “Размещение”. Обратите внимание, что товар может быть размещен и на складах, и в заказах поставщика одновременно.

Для того, чтоб не заполнять информацию о размещении товаров вручную, следует предварительно заполнить “Настройки пользователя”, которые расположены в меню “Сервис”, а именно установить флажки “Авторазмещение” и “Авторезервирование” в группе “Заказы”:

После этого информацию о размещении можно заполнить автоматически по кнопке "Заполнить и провести". При этом откроется окно, в котором можно настроить варианты резервирования товаров из предложенных опций:

• сначала на складах, потом в заказах поставщикам;
• сначала в заказах поставщикам, потом на складах.

Заполненный заказ проводим. Проанализировать состояние заказа можно воспользовавшись кнопкой “Анализ” в документе:

На основании “Заказа покупателя” удобно создавать платежные документы в зависимости от формы оплаты: “Платежное поручение входящее” ― при безналичной форме оплаты или “Приходный кассовый ордер” ― при оплате наличными денежными средствами. Для примера показано создание “Платежного поручения входящего”:

Для оформления документов по реализации товаров, перечисленных в заказе, сформируем на основании заказа документ “Реализация товаров и услуг” или воспользуемся кнопкой “Оформить реализацию” в самом документе. При этом открывается форма для оформления группы документов: “Реализация товаров и услуг”, “ Налоговая накладная”, “Приходный кассовый ордер”. Выбрав необходимые документы и действия с ними, можно создать пакет документов. Обратите внимание, что формирование налоговой накладной будет возможно только при установленном флаге “Проводить документы” в группе “Действия с документами “Реализация товаров и услуг”. А действия с документом “Приходный кассовый ордер” будут возможны только в том случае, если в заказе будет указана касса в поле “Б/счет, касса”.

Удобно пользоваться данной обработкой и в случае, если реализация товаров происходит с нескольких складов.

2. Как откорректировать заказ

2.1. Документ “Резервирование товаров”

Если необходимо внести изменения в размещение или резервирование уже проведенного заказа, сделать это можно в документе "Резервирование товаров", выбрав одну из трех возможных операций:

Рассмотрим заполнение документа в зависимости от вида операции:

1. Вид операции “По складам”

В табличной части документа заполняем исходное размещение ― склад, где первоначально был зарезервирован товар, и новое размещение ― склад нового резервирования товара. При заполнение обеих точек размещения резерв товаров будет перемещен с исходного склада на новый.

Возможны и другие варианты заполнения размещения:

• Исходное место размещения указано, а новое место размещения ― нет, это значит, что с исходного места размещения резерв будет снят.
• Исходное место размещения не указано, а новое место размещения ― да , это значит, что на новое место размещения будет добавлен резерв.

После проведения документа с исходного места размещения резерва товары списываются, а на новое место размещения резерва записываются. При этом формируются движения по регистру “Товары в резерве на складах”. Переход в регистр возможен непосредственно из документа по кнопке “Перейти”:

Однако документ не может быть проведен, о чем система выдает служебные сообщения в таких случаях, если:

• В исходном месте размещения недостаточное количество товаров в резерве при снятии резерва
• В новом месте размещения недостаточное количество в свободном остатке при добавлении резерва

• Недостаточно свободных товаров.

2. Вид операции «По заказам»

Табличную часть документа заполняем следующим образом: в столбцах “Исходное размещение” и “Новое размещение” указываем первоначальный заказ и новый заказ поставщику или внутренний заказ соответственно. Тогда размещение будет снято с исходного заказа и выполнено в новом заказе. Формируя документ, следует обратить внимание на следующие моменты его заполнения:

• Исходный заказ указан, а новый ― нет, в случае, если размещение в исходном заказе будет снято.
• Новый заказ указан, а исходный ― нет, в случае, если размещение будет сделано в новом заказе.

3. Вид операции “По складам и заказам”

При выборе такого вида операции возможно изменить размещение резерва в заказе на резерв на складе и наоборот. При этом в “Исходном размещении” и “Новом размещении” может быть указан как склад, так и заказ.

Документ заполняется по той же методике, что и в предыдущих рассмотренных вариантах

2.2. Документ “Корректировка заказа покупателя”

Кроме корректировки резервирования и размещения заказа, о чем шла речь ранее, часто возникает необходимость откорректировать номенклатуру, ее количество и стоимость. Делаем это с помощью документа “Корректировка заказа покупателя”, который вводим на основании “Заказа покупателя”.

Формируем документ "Корректировка заказа покупателя" для добавления и/или удаления позиций в "Заказе покупателя". Созданный на основании заказа документ по его корректировке изначально автоматически сформирован следующим образом:

Это связано с особенностями его заполнения. Следует обратить внимание, что:

• при замене номенклатуры заполняем две строки: в одной указываем номенклатуру, которую необходимо заменить со знаком минус, а во второй строке вносим номенклатуру, которую нужно добавить, со знаком плюс.
• при корректировке цены или количества номенклатуры аналогично заполняем две строки: одна строка со старой ценой или количеством со знаком минус, вторая ― с новыми данными со знаком плюс.

Документ можно заполнить автоматически, нажав на кнопку “Заполнить” и выбрав один из двух вариантов заполнения документа:

• Заполнить по остаткам ― документ будет заполнен всеми нереализованными товарами по документу "Заказ покупателя". При этом будут учтены все ранее созданные документы по корректировке заказа.
• Скопировать состав заказа ― документ будет заполнен копированием табличной части документа "Заказ покупателя".

Заполненный документ проводим.

3. Закрытие заказов покупателей

Для отражения операций по снятию заказов используем документ “Закрытие заказов покупателей”. Он может быть создан как самостоятельный документ, так и на основании “Заказа покупателя”. В документе предусмотрено два вида операций:

• Закрытие заказов от покупателей. При выборе этой операции заказы, перечисленные в документе, считаются выполненными и будут закрыты. Необходимо указать причину закрытия заказа, выбрав ее из одноименного справочника.

Заполнение причины закрытия заказа позволит сформировать отчет “Анализ причин закрытия заказов” (меню “Отчеты” ― “Продажи” ― “Анализ заказов”).

• Снятие резервов и размещения. Этот вид операции используем при закрытии заказов, по которым закончился срок хранения резерва без оплаты. Количество дней хранения резерва без оплаты зафиксировано в договоре с контрагентом.

После оперативного проведения документа с видом операции “Снятие резервов и размещения” резерв будет перемещен на другой заказ покупателя, по которому еще не сделано резервирование. Если заказ был сформирован согласно резервирования по заказу поставщику, то такое резервирование тоже будет снято.

Надеемся, что эта информация будет полезна вам как для оформления документов, так и для формирования отчетов по продажам.