Как сдать отчетность в статистику в электронном виде?

Отчетность предприятия – это всегда серьезно и сложно. Различные ее составляющие предоставляются в соответствующие органы. И, если с пакетом финансовой и налоговой отчетности все вроде понятно, то статистическая отчетность вызывает много вопросов. Рассмотрим большинство из них:

• Кто и какие формы отчетности должен предоставлять
• Как подавать отчетность
• Куда подавать статистическую отчетность
• Бесплатный вариант
• Программы для представления отчетности
• M.Е.Doc
• Программа СОТА
• FREDO Звіт
• Выводы

Кто и какие формы отчетности должен предоставлять

Пакет статистической отчетности может быть пустым, а может вмещать несколько отчетов. Все будет зависеть от ряда факторов, в том числе, от вида деятельности, размера, территориального размещения предприятия или учреждения.

Больше информации о предоставлении отчетов можно найти на официальном сайте государственной службы статистики Украины в рубрике «Кабинет респондента» в сервисе «Поиск по ЕГРПОУ».

По этой ссылке можно получить информацию, которая будет вмещать перечень форм, по которыми предприятию нужно предоставлять определенные отчеты. Если предприятие не включено в статистическое наблюдение, ответ на запрос будет иметь вид «По указанному ЕГРПОУ предприятие не включено в отчетность в текущем периоде».

Как подавать отчетность

Это второй вопрос. Документооборот сам по себе – процесс достаточно кропотливый: документы составляют, согласовывают, подписывают, выполняют, хранят. На все это нужно много времени и усилий.

С подачей отчетности есть два варианта: на бумажном носителе или в электронном виде. Бумажный отчет, конечно, никто не отменял, но подавать его нужно в Главное управление статистики в своей области, а это не всегда возможно.

Электронный документооборот или так называемые системы электронного документооборота, которые состоят в автоматизации процессов движения документов, делают работу с формированием и представлением электронной отчетности менее рутинной и оставляют место для аналитики. Электронный вариант подачи статистической отчетности в этих условиях является наиболее уместным и удобным.

Непрерывный процесс документооборота помогут обеспечить программные продукты, которые полностью интегрированы в BAS, «UA-бюджет», KBS и «BAS: Предприятие».

Таким образом, приходим к совершенно логичному выводу о насущной необходимости как юридического так и физического лица-предпринимателя в представлении статистической отчетности именно в электронном виде. И здесь возникает третий вопрос.

Куда подавать статистическую отчетность

Важно и то, с помощью каких каналов это можно сделать. Это бесплатно или нужно приобрести специальную программу?

Бесплатный вариант

Желание воспользоваться бесплатной формой представления электронной статистической отчетности реализовано в кабинете респондента на сайте Государственного статуправления. Он не новый, работает с 2019 года, но пользователи о нем или не знают вообще, или забывают, ведь статистическую отчетность подают не так часто как налоговую.

Функционал кабинета имеет определенные отличия. Для физических лиц-предпринимателей и обществ с ограниченной ответственностью – это сокращенный вариант, для других предприятий и их структурных подразделений – расширенный. Для последних добавлен список форм и календарь представления отчетности.

Это связано с тем, что ФЛП и ООО не подпадают под статистическое наблюдение. Если все же подавать отчетность нужно (например, под наблюдение подпадает вид деятельности, который осуществляет этот субъект предпринимательства), в этом случае можно придать нужную форму в ручном режиме с помощью отметки «+».

Преимущества данной системы:

• Бесплатность использования;
• Ресурс не требует инсталляции, нужно только зарегистрироваться в кабинете респондента;
• Обновление осуществляются автоматически, со стороны пользователя не требуется дополнительное отслеживание – все формы актуальны на текущую дату;
• В программном продукте предусмотрен активный чат, в котором специалисты органов статистики предоставляют ответы на вопросы респондентов о работе кабинета;
• Простота использования и календарь, который напоминает о предельных сроках представления отчетности.

Недостатки:

• В кабинете респондента нельзя увидеть отчетность, которая была направлена в органы статистики с помощью других программных сервисов до момента регистрации в кабинете. Доступной к просмотру является отчетность, созданная с помощью именно этого сервиса.
• Общества с ограниченной ответственностью и ФЛП не привлекаются к отчетности в органы статистики. По крайней мере, такую информацию предоставляет официальный сайт Госкомстата. Но на практике в некоторых случаях и ФЛП и ООО должны отчитываться. Необходимость добавления новых форм отчетов вручную является существенным недостатком отчетности через Кабинет респондента. Получается, что информацию все равно нужно проверять и уточнять.
• Бесплатный сервис представления статистической отчетности, конечно, это очень хорошо, но как запомнить «где», «когда» и «как» отчитываться? Ведь отчетов много и не только статистических. Как не запутаться и не пропустить сроки их представления?

Программы для представления отчетности

Здесь на помощь приходят сервисы, которые содержат комплексное решение вопросов предоставления электронной отчетности – как статистической, так и другой:

• M.Е.Doc
• Программа СОТА
• FREDO Звіт

Все программные продукты этой линейки интегрированы с большинством конфигураций BAS, «UA-бюджет», KBS и «BAS», и это большой плюс в условиях электронного документооборота.

M.Е.Doc

Для успешной сдачи статистической отчетности с помощью M.E.Dос нужно сделать несколько подготовительных шагов:

Шаг 1. Настройка

M.E.Dос настраивает подписи для отправки отчета в Госстат отдельно от других отчетов.

Шаг 2. Работа с пакетом отчетов

Для этого нужно зайти в закладку «Отчетность», перейти в реестр отчетов, выбрать Государственную службу статистики.

Как видим, все формы наблюдения в списке, остается только выбрать необходимую и заполнить ее.

Шаг 3. Подпись и отправка отчета

Подготовленный отчет нужно подписать КЭП и отправить в орган Государственной статистики. Но перед этим предлагается проверить его, нажав на соответствующую кнопку. Такая проверка подтверждает, что отчет заполнен верно.

Шаг 4. Дождаться получения квитанций № 1 и № 2

Первая квитанция свидетельствует о том, что «документ сохранен на центральном уровне». Вторая квитанция содержит информацию о принятии пакета отчетов.

Если по отчет не принят, вторая квитанция сообщит о наличии ошибки. Подчеркиваем: не технической ошибки в составлении отчета (об этом предупредит кнопка «Проверить»), а ошибки в плане какого-то несоответствия.

При обнаружении ошибки, если отчет не принят, его нужно переделать и отправить снова. При этом в реестре отчетов предоставляется информация о состоянии документа: «в пути», «принято»/ «не принято».

Единственное, о чем нужно помнить: обновление информации о состоянии отчетов не производится автоматически, для этого нужно воспользоваться специальной кнопкой «Получение сообщения».

Напоминаем: алгоритм представления электронной отчетности (и не только статистической) содержит пять последовательных шагов:

Программа СОТА

Интерфейс программного продукта «СОТА» очень напоминает М.Е.Doc, но работает в режиме он-лайн. Все актуальные формы сгруппированы аналогично, последовательность действий такая же.

Последние полтора года многие предприятия работают комбинированно, в режиме «частично в офисе, частично в онлайн», и такая форма представления отчетности может пригодиться, поскольку не требует жесткой привязки к рабочему компьютеру.

При формировании и отправке электронной отчетности через М.Е.Doc и СОТА нет прямого соединения с программными продуктами по учету (BAS, «UA-бюджет», KBS и «BAS: Предприятие»). Вводить данные нужно самостоятельно.

FREDO Звіт

Этот недостаток отсутствует в программном продукте FREDO:Звіт, поскольку она тесно привязана к программам BAS и «BAS». ПО не будет работать, если они не запущены на компьютере.

Если BAS или «BAS» работают, ищите отчет следующим образом: «Отчеты» – «Регламентированные отчеты Fredo:Звіт». Если программа не запущена, нужно сначала выйти из Fredo:Звіт, запустить BAS или «BAS», а затем сделать вход заново.

Тесная интеграция с системами автоматизации бизнеса позволяет создавать отчеты без промежуточных файлов экспорта.

Выводы

Статистическая отчетность предприятия не менее важна, чем налоговая и финансовая. Всем респондентам предоставляется право выбора формы отчетности – на бумажном носителе (по почте или непосредственно в органы государственной статистики) либо в электронном виде.

Преимущества электронной формы статотчетности очевидны: удобство, мобильность, постоянная поддержка актуальных форм, своевременное обновление.

Предложений программных сервисов представления электронной статистической отчетности много, и точно есть из чего выбирать. И здесь решение за вами: оценивайте, пользуйтесь и сдавайте отчетность без особых проблем.

ЛИЛИЯ БОДЕНЧУК

• Кандидат экономических наук, главный бухгалтер с 1991 года, финансовый директор с 2000 года, преподаватель экономических дисциплин, бухучета, налогообложения, финансового менеджмента.